Organisaation toimialueiden selkeyttäminen, niiden arvioiminen ja kehittäminen toiminnasta opitun perusteella auttaa toimialueilla työskenteleviä tuottamaan asiakkailleen arvoa mahdollisimman tehokkaasti.

Sisällys

  • toc {:toc}

Yleistä

Yleensä organisaatioissa jaetaan työtä ja päätöksentekoa eri ihmisille, jotta käytettävissä oleva aika, energia ja resurssit voidaan hyödyntää tehokkaasti. Samalla eri organisaation erilliset vastuualueet ja valtuudet, eli eri toimialueet tulevat samalla joko eksplisiittisesti tai implisiittisesti määritellyiksi ja suunnitelluiksi. Toimialue voi olla tilapäinen (esim. projekti) tai pysyvä (esim. rahoitustoimi) riippuen sen tarkoituksesta.

Kustakin toimialueesta vastaa joko yksittäinen henkilö (roolinhaltija) tai ryhmä (tiimi, hanke, verkosto, osasto tms.). Jokainen tiimi tai roolinhaltija edistää organisaation tavoitteellista toimintaa huolehtimalla erityisestä vastuualueesta. Joissakin tapauksissa yksittäisellä henkilöllä saattaa olla useita rooleja tai he saattavat kuulua useampaan kuin yhteen tiimiin.

Toimialue tulee selkeyttää erityisesti silloin, kun vastuuta delegoidaan, olemassa olevat vastuut on ymmärretty väärin, tai jos vastuulliset henkilöt eivät pysty täyttämään velvollisuuksiaan. Kirjallisen kuvauksen laatiminen kunkin toimialueen toimintakentästä auttaa vähentämään väärinkäsityksiä ja selventää toimialueeseen kohdistuvia odotuksia ja oletuksia. Kuvaus toimii myös valtuuttajan ja valtuutettujen välisen sopimuksen selkeyttäjänä. Se esittää toimialueen rakenteen, työn sisällöt sekä kuvaa, kuinka toimialueen rakennetta ja työtä voidaan seurata, arvioida ja parantaa ajan mittaan.

Miksi toimialueita kannattaa selkeyttää ja kehittää?

Toimialueiden selkeyttäminen parantaa näkyvyyttä siihen, millä tavalla työ on jakautunut ja mitä odotuksia siihen liittyy. Se tukee sopimusten tekemistä valtuuttajan ja valtuutettujen välillä ja auttaa ymmärtämään, kuka on vastuussa mistäkin. Ymmärrettävään muotoon laadittu kuvaus valtuutettujen vastuun ja vaikutuspiirin laajuudesta auttaa myös selventämään tiimien tai roolinhaltijoiden osuutta arvoketjussa. Selkeä kuvaus osoittaa myös toimialueeseen kohdistuvat odotukset, mikä tukee organisaation kehittämistä. Toimialueiden toimintamallin säännöllinen arviointi saattaa paljastaa tapoja niiden parantamiseen, mikä edelleen lisää tehokkuutta, yhteistyötä ja ketteryyttä koko organisaatiossa.

Jos toimialue on määritelty puutteellisesti tai epämääräisesti, eri sidosryhmillä saattaa olla keskenään erilaisia oletuksia toimialueen vastuista ja toimivallasta. Tästä puolestaan seuraa, että yhteistyö tai työnjako vaikeutuvat, kun syntyy joko tarpeettomia riippuvuuksia tai riippuvuuksista ei olla tietoisia, tai tehdään joko kaksinkertaista työtä tai jätetään jotain tekemättä.

Selkeä ja riittävän yksityiskohtainen toimialueen kuvaus on välttämätön edellytys sille, että työtä voidaan arvioida ja jatkuvasti parantaa. Kunkin toimialueen säännöllinen arviointi auttaa havaitsemaan, mikä toimii ja mikä ei. Se auttaa tunnistamaan tapoja parantaa vähitellen sekä yksittäisten toimialueiden että kaikille toimialueille yhteisten rakenteiden suunnittelua. Arviointi paljastaa, millä tavoin vastuuelueet jakaantuvat eri toimialueille ja kuinka ne kytkeytyvät toisiinsa arvontuoton kannalta.

Jotta sidosryhmät voivat hahmottaa toimialueen rakenteen ja toimintakentän, kannattaa luoda siitä kuvaus, josta löytyvät seuraavat tiedot:

  • Tarkoitus: Mikä on erityinen tarkoitus, jonka täyttämisestä tiimi (tai roolinhaltija) on vastuussa organisaatiossa?
  • Avainvastuut: Mitä olennaista työtä tai päätösvastuuta on delegoitu tiimille (tai roolinhaltijalle)?
  • Asiakkaat ja suoritteet: Kenelle tiimi (tai roolinhaltija) tuottaa arvoa ja millaista erityistä tuotetta/palvelua tarjotaan?
  • Riippuvuudet: Kenestä/mistä organisaation sisäisestä/ulkopuolisesta toimijasta tiimi (tai roolinhaltija) on riippuvainen, ja mistä tuotteista/palveluista tässä riippuvuudessa on kyse?
  • Ulkoiset rajoitteet: Mitä ulkoisia olennaisia rajoitteita valtuutettujen itsenäisyydelle ja toimivallalle on?
  • Keskeiset haasteet: Mitkä ovat toimialueen tärkeimmät tunnetut (tai odotettavissa olevat) haasteet?
  • Avainresurssit: Mitä olennaisia resursseja tiimi (tai roolinhaltija) voi hyödyntää?
  • Valtuuttajan vastuut: Millaiset tehtävät kuuluvat valtuuttajalle, jotta hän voi tukea valtuutettuja onnistumaan toimialueen töissä?
  • Kyvyt, ominaisuudet ja taidot: Mitä pätevyyksiä, ominaisuuksia ja taitoja tarvitaan – tai mitkä olisivat eduksi – toimialueen menestymiselle?
  • Keskeiset mittarit ja seuranta: Mitkä ovat edistymisen, tuloksellisuuden, hankkeiden kunnon jne. kriittiset indikaattorit, kuinka niitä mitataan ja kuka vastaa mittaamisesta?
  • Arviointiaikataulu: Milloin ja miten toimialueen rakenteen ja toiminnan tehokkuutta ja tiimin (tai roolinhaltijan) onnistumista toimialueen tarkoituksen täyttämisessä arvioidaan?

Uusien toimialueiden suunnittelussa tai olemassa olevien toimialueiden selkeyttämisessä ja dokumentoinnissa voi hyödyntää S3 Canvas-mikrosivustolta löytyvää [englanninkielistä] mallipohjaa.

[Myöhemmin suomennettavasta liitteestä Example Domain Description: Marketing Department löydät esimerkin kokonaisen toimialueen kuvauksesta]

Toimialueiden suunnittelussa huomioitavaa

Valtuutetuilla tulee olla riittävästi vapautta luoda ja tuottaa arvoa. Pyri suunnitelemaan ja kehittämään toimialueita niin, että ne ne täyttävät tarkoituksensa mahdollisimman tehokkaasti:

  • Vältä, minimoi tai poista tarpeettomat riippuvuudet, jotka estävät alueen toimijoiden tarkoituksenmukaista työskentelyä.
  • Huolehdi, että toimijoilla on mahdollisimman laaja vapaus tehdä toimenpiteitä, jotka he katsovat toimialueen tavoitteen kannalta arvokkaiksi, paitsi jos toiminta ei kuulu organisaation toimialueelle, ole nimenomaisesti kiellettyä, vahingoita jonkun muun (nimenomaista) toimialuetta tai estä toisten organisaation jäsenten toimintaa. Em. kiellot voivat kuulua eksplisiittisesti toimialueen kuvaukseen, tai liittyä muihin sopimuksiin, joita toimijoiden on noudatettava (esim. lainsäädäntö ja muu sääntely).
  • Pyri luomaan yksinkertaiset mittarit, joiden avulla toimijoiden on helppoa seurata, keskitytäänkö olennaisiin asioihin.
  • Suunnittele rakenne ytimekkääksi ja selkeäksi, ja määritä säännöllinen arviointisykli sen tarkasteluun, mikä toimii, mitä puuttuu ja mitä on muutettava.

Milloin toimialueita on selvennettävä

Kun siirrät vastuuta uudelle toimialueelle: toimiessasi valtuuttajana, varaa aikaa uuden toimialueen rakenteen ja toimintamallin hahmottelemiseen ennen kuin teet siihen liittyviä sopimuksia tiimin tai yksittäisten henkilöiden kanssa. Osana delegointiprosessia kannattaa tarkastella ja mahdollisesti edelleen kehittää toimialueen suunnitelmaa yhdessä tulevien valtuutettujen kanssa.

Kun nykyiset alueet ovat epäselviä: Harkitse toimialueen selkeyttämistä, mikäli havaitset, että sen sidosryhmillä on erilaisia oletuksia jostakin nykyisestä roolista, asemasta, tiimistä, hankkeesta, osastosta tai jopa koko organisaation alasta, etenkin, jos tästä seuraa sekaannuksia, kaksinkertaista työtä, työn tekemättä jättämistä jne.

Kun jo delegoituja toimialueita selvennetään takautuvasti, pyydä ensin valtuutettuja toimijoita kuvailemaan alue omasta näkökulmastaan. Tämän jälkeen käydään valtuuttajan ja valtuutettujen välinen vuoropuhelu, jossa lisätään, poistetaan tai muutetaan asioita, kunnes päästään yhteisymmärrykseen ja sopimukseen toimialueen toimintakentästä ja -tavasta.

Kun alueita selvennetään koko organisaation laajudella, on usein hyödyllistä aloittaa koko organisaation hallinnon ja johtamisen toimialueilta. Tunnistakaa ja kuvatkaa koko organisaation toiminnoista vastaavien vastuualueet. Tarkastelkaa sitten, mitkä näistä vastuualueista on välttämätöntä hoitaa itse, ja mitkä joko hyötyisivät tai ovat riippuvaisia muiden panoksesta organisaatiossa. Kuvatkaa, keiden/minkä tiimien panoksesta tällöin on kyse. Tarkastelkaa myös, mitkä vastuualueet olisi parempi delegoida eteenpäin lähemmäs niitä, jotka tekevät varsinaista työtä, jolloin tarpeeton päätöksentekohierarkia voidaan poistaa tuomalla päätöksentekovastuu mahdollisimman lähelle asiakasrajapinnassa tapahtuvaa arvontuottoa.

**Lähtötilanne**

Toimialuetta selvennettäessä tulee huomioida kaikki osa-alueet. Jos aikataulu kuitenkin on tiukka tai jos selvennettäviä osa-alueita on paljon, aloita seuraavista ja käsittele loput mahdollisimman nopeasti tämän jälkeen:

  • Tarkoitus
  • Avainvastuut
  • Asiakkaat ja tuotteet/palvelut
  • Valtuuttajan vastuut
  • Varhainen ajankohta, jolloin toimialueen toimintarakennetta uudelleentarkastellaan ja parannetaan.

Arvioi ja kehitä toimialueita säännöllisesti

Ihmisten käsitys organisaatiosta kokonaisuutena on rajallinen, ja myös toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti. Siksi on tärkeää, että valtuuttaja, valtuutetut ja keskeiset sidosryhmät arvioivat säännöllisesti toimialueen toimintarakennetta ja parantavat sitä tarvittaessa sen perusteella, kuinka ymmärrys toimialueesta ja sen osuuteen organisaation arvoketjusta syvenee.

Vaikka yksittäisten valtuutettujen työpanos olisikin erinomaista, toimialueen alkeellinen tai puutteellinen toimintarakenne rajoittaa tiimiä tai roolinhaltijaa osallistumasta tehokkaasti organisaation tavoitteelliseen toimintaan. Siksi on tärkeää arvioita toimintarakennetta säännöllisesti, jotta huonoa tai vanhentunutta suunnittelua voidaan parantaa asteittain arvioinnissa opitun perusteella.

Jos jollekin toimialueelle tehdään muutoksia, on arvioitava myös tehtyjen muutosten vaikutus toisiin alueisiin, ja mukauttaa niitä soveltuvalla tavalla. Tässä yhteydessä tulee huomioida erityisesti alitoimialueet ja muut alueet, joihin liittyy riippuvuuksia.

Selkeytä organisaation yleinen toimialue

Kaikki organisaation erilliset toimialueet kuuluvat yhteiseen yleisen tason toimialueeseen. Se voidaan suunnitella ja kuvata joko organisaation muodostamisen aikana tai selventää takautuvasti. Organisaation yleinen toimialue on suunniteltava niin, että tehokas osallistuminen sen tavoitteiden saavuttamiseksi on mahdollista kaikille. Myös yleistä toimialuetta on kehitettävä ajan myötä.

Mikäli huomataan, että keskeisillä sidosryhmillä on keskenään erilaisia käsityksiä organisaation toimialueesta, tai jos nykyinen rakenne johtaa menetettyihin mahdollisuuksiin tai merkittäviin esteisiin, kannattaa tarkistaa organisaation yleisen toimialueen rakenne ja sen kuvaus. Yleisen toimialueen tarkastelu ja mukauttaminen on organisaation yleisen valtuuttajan vastuulla. Tyypillisesti tämä on joko organisaation omistaja (tai osakkeenomistajat), jota yleensä edustaa johtokunta, toimitusjohtaja tai johtoryhmä. Alhaalta ylös rakentuvassa hierakiassa (esim. osuuskunta, yhteisö) yleisenä valtuuttajana saattavat toimia kaikki organisaation jäsenet.

Yksi tapa selventää organisaation yleinen toimialue on käyttää apuna [englanninkielistä] S3 Organization Canvas -työkalua.

Organisaation yleinen toimialue on suunniteltava asiakkaiden, kumppaneiden, muiden sidosryhmien ja liiketoimintamallin mukaan. Siinä on huomioitava myös toimintaympäristön olosuhteet (esim. oikeudelliset ja/tai taloudelliset rajoitukset, markkinatrendit ja kilpailu).

Kun organisaation yleinen toimialue on selkeytetty, sitä tulee arvioida säännöllisesti, jotta tunnistetaan parantamisen mahdollisuudet ja voidaan mukauttaa toimintatapoja ja -rakenteita tarpeen mukaan.

Hyödyllisiä näkökulmia toimialueen kuvaukseen

Kaikki alla luetellut tekijät on syytä huomioida toimialuetta kuvattaessa. Kuvauksen tarkkuustaso voi vaihdella toimialueen elinkaaren vaiheesta riippuen. Muista arvioida säännöllisesti kunkin toimialueen toimintarakennetta, testata siihen liittyviä oletuksia, selventää väärinkäsityksiä ja parantaa asioita opitun perusteella.

Toimialan kuvauksen mallipohja

Tarkoitus

Mikä on ensisijainen ohjuri ja siihen liittyvä vaatimus, josta tämä tiimi (tai roolinhaltija) organisaatiossa vastaa?

Kuvataan erityinen tarkoitus, jonka täyttämisestä tiimi (tai roolinpitäjä) organisaatiossa vastaa. Tämä selventää, miksi kyseinen alue on olemassa ja auttaa sen toimijoita ymmärtämään, mitä heiltä odotetaan ja miksi heidän työnsä on merkityksellistä organisaation kannalta.

Voit kuvata ensisijaisen ohjurin käyttämällä kuvaile organisaation ohjureita -toimintatapaa. Hyödynnä myös toimintatapaa vastaa organisaation ohjureihin saadaksesi esimerkkejä vaatimuksen määrittelemiseksi.

Kuvaa:

  • Ensisijainen ohjuri: Kuvaile nykytilanne, sen (odotettu tai nykyinen) vaikutus ja vaikutuksen merkitys organisaatiolle (ellei se ole ilmeinen). Tämä selventää, miksi tilanteeseen reagoiminen on kannattavaa tai jopa välttämätöntä.
  • Päävaatimus: Kuvaile, mitä tilanteeseen vastaamiseksi tarvitaan ja mikä on vaatimuksen täyttämisen odotettu vaikutus?

Kuvauksen suositeltu muoto: Ensisijainen ohjuri: (nykytilanne) ja (odotettu) vaikutus, ja jos tarpeellista, myös (merkityksellisyys). Päävaatimus: (vaatimus) ja (odotettu vaikutus).

Esimerkkejä:

  1. Tiimien tukipalvelu -toimialueen tarkoitus:

    Ensisijainen ohjuri: (nykytilanne) Tiimit kehittävät prosessejaan ja aikatauluttavat kokouksia parhaaksi katsomallaan tavalla ratkaistakseen paikallisia ongelmia. (vaikutus) Tämä johtaa usein epäjohdonmukaisuuteen siinä, miten työ ja päätöksentekoa jäsentyy eri tiimien välillä, ja (merkityksellisyys) haittaa tehokasta yhteistyötä riippuvuuksien käsittelyssä eri toimialueiden välillä.

    Tärkein vaatimus: (vaatimus) Tiimejä on tuettava kehittämään ja ylläpitämään johdonmukainen lähestymistapa riippuvuuksia koskevaan yhteistyöhön (ennakoidut vaikutukset), jotta ne pystyisivät käsittelemään riippuvuudet tehokkaasti mutta samalla varmistamaan, että paikalliset ongelmat voidaan ratkaista tiimeissä mahdollisimman itsenäisesti.

  2. Markkinointi-toimialueen tarkoitus

    Ensisijainen ohjuri: (nykytilanne) Tuotteemme on jo arvokas monille pienyrityksille huolimatta siitä, että sen ominaisuudet ovat rajalliset. Toimimme kilpailluilla markkinoilla, jossa toiset toimijat tarjoavat samankaltaisia tuotteita, joilla on laajemmat ominaisuudet. (vaikutus)Vaikka hinnoittelumme on kilpailukykyinen, asiakkaat valitsevat tällä hetkellä meidän tarjoomamme sijaan yleensä muut, tunnetummat tuotteet.

    Tärkein vaatimus: (vaatimus) Meidän on lisättävä tietoisuutta ja ymmärrystä tuotteestamme ja sen eduista niiden yritysten keskuudessa, jotka arvostaisivat sitä ja joiden tarpeita tuotteemme nykyiset ominaisuudet vastaavat (odotettu vaikutus), jotta voimme lisätä myyntiä ja välttää kustannukset, joita aiheutuu myyntiponnistuksista sellaiselle asiakaskunnalle, jonka tarpeita nykyiset ominaisuudet eivät tyydytä.

Vinkkejä:

  • Pidä kuvauksen muoto tiiviinä ja selkeästi muotoiltuna (enintään 2-4 virkettä), jotta se on helppo ymmärtää ja muistaa.
  • Lokikirjaan voidaan yhteenvedon lisäksi kirjata lisätietoja ohjurista ja siihen liittyvästä vaatimuksesta.
  • Varmista, että tarkoituksen kuvaus selventää, miksi valtuutettujen työ on organisaation kannalta merkityksellistä.
  • Vaikka tarkoitusta voidaan joskus selventää pelkästään kuvaamalla pääasiallinen vaatimus, johon toimialue vastaa, on hyödyllistä kuvata myös vaatimuksen taustalla oleva ensisijainen ohjuri. Tämä auttaa selventämään asiayhteyttä ja tukee tulosten seurantaa ja arviointia.
  • Joskus ensisijainen ohjuri on yleinen ja ilmeinen, kuten esimerkiksi henkilöstöhallinnon tai markkinoinnin toimialueella.

Keskeiset vastuut

Mikä olennainen tehtävä ja päätöksenteko on delegoitu tiimille (tai roolinhaltijalle)?

Keskeiset vastuut on yhteenveto niistä työtehtävistä ja päätöksistä, joita valtuuttaja ja valtuutetut pitävät toimialueen tarkoituksen tehokkaan toteuttamisen kannalta olennaisina. Keskeisten vastuiden kuvaus antaa ylätason kuvan siitä, mitä valtuutetuilta odotetaan.

Luettele kaikki olennaiset, delegoidut vastuut kuvaamalla vaatimukset sekä kunkin vaatimuksen täyttämisen odotetut vaikutukset.

Suositeltu muoto: (vaatimus) ja (odotettu vaikutus). Mikäli tarpeellista, kuvataan myös ohjuri (nykytilanne), (ennakoitu tai nykyinen) vaikutus ja (merkityksellisyys).

Esimerkkejä:

  1. Asiakaspalvelutiimi

    Vaatimus: (vaatimus) Varmistetaan, että asiakkaiden tiedusteluihin vastataan nopeasti (odotettu vaikutus), jotta pysymme palvelusopimuksessa määritetyssä aikataulussa.

    Ohjuri: (nykytilanne) Organisaatio on havainnut yhä enemmän monimutkaisuudeltaan vaihtelevia asiakaskyselyjä, mikä (vaikutus) on johtanut vastausaikojen pitkittymiseen ja asiakkaiden tyytymättömyyteen.

  2. Ketterä valmennustiimi:

    Vaatimus: (vaatimus) Tiimien välisen yhteistyön tukeminen riippuvuuksien osalta, jotta (ennakoitu vaikutus) tuotetiimien yhteiset tavoitteet saavutetaan tehokkaasti.

    Ohjuri: (nykytilanne) Tuotekehitysprosessiin osallistuu useita toisistaan riippuvaisia tiimejä (vaikutus), jolloin koordinoinnin puute voi johtaa pullonkauloihin ja hankkeiden viivästyksiin, (merkityksellisyys), mikä korostaa tiimien välisen tehokkaan yhteistyön tarvetta tuotantotavoitteiden saavuttamiseksi.

  3. Organisaatiokehittämisen koulutustiimi:

    Vaatimus: (vaatimus) Kehitetään ja toteutetaan räätälöityjä oppimistuotteita, jotta (odotettu vaikutus) täytetään asiakkaiden oppimistarpeet.

    Ohjuri: (nykytilanne) Asiakkaidemme liiketoimintaympäristö on dynaaminen ja muuttuva, johon työntekijöiden taitojen ja tietopohjan tulee mukautua jatkuvasti. Tästä seuraa kriittisiä puutteita työntekijöiden valmiuksissa ja sopeutumiskyvyssä (merkityksellisyys), mikä korostaa tarvetta räätälöityihin oppimistoimenpiteisiin, joilla varmistetaan, että työntekijöillä on valmiudet vastata tehokkaasti nykyisiin ja tuleviin haasteisiin.

  4. Markkinointitiimi:

    Vaatimus: (vaatimus) Digitaalisten markkinointikampanjoiden toteuttaminen ja kehittäminen (odotettu vaikutus) niin, että asiakkaiden sitoutuneisuutta mittaavien indikaattorit ja asiakashankinnan kustannustehokkuus paranevat.

    Ohjuri: (nykytilanne) Kun digitaalisiin mainoksiin käytetään enemmän resursseja kuin asiakaspito suhteellisesti kasvaa, (vaikutus) ja nykyisellä strategialla kokonaistuotto pienenee.

Vinkkejä:

  • Keskeiset vastuut kerryttävät ja tuottavat tietoja toimialueen toimintamallista ja -rakenteesta. Siksi kuvattaessa muita osa-alueita paljastuu usein asioita, jotka lisättävä tai jotka on tarkistettava keskeisiä vastuita dokumentoivassa osiossa.
  • Jos keskeisen vastuun taustalla oleva organisaatio-ohjuri on epäselvä, kuvaile kontekstin lisäämiseksi myös se. Näin varmistetaan, että syy kunkin vaatimuksen täyttämiseen on selvä.
  • Älä kuvaile tehtäviä, joista valtuutetut huolehtivat, vaan vaatimuksia, jotka tehtävien on tarkoitus täyttää.
  • Kuvaile kunkin vaatimuksen täyttämisen ennakoitua vaikutusta siten, että sen arvioimiseen voidaan määritellä täsmälliset mittarit. Esimerkiksi “… jotta asiakkaat palaavat ja suosittelevat tuotteitamme muille” epämääräisemmän “… jotta asiakkaamme olisivat tyytyväisiä” sijaan.
  • Jos keskeisten vastuiden kuvauksessa mainitaan tai viitataan tiettyihin tuotteisiin, nämä tulee kuvailla eksplisiittisesti myös myös asiakkaita ja suoritteita koskevassa osiossa.

Asiakkaat ja suoritteet

Kenelle tiimi (tai roolinhaltija) tuottaa arvoa, mitä palvelua/tuotetta erityisesti tarjotaan ja miksi?

Valtuutettujen työn tarkoitus tuottaa arvoa asiakkailleen. Asiakkaita voivat olla ne, jotka maksavat rahaa toimitetuista suoritteista, tai organisaation muut työntekijät, jotka ovat niistä omassa työssään riippuvaisia.

Suoritteita ovat tuotteet, palvelut, komponentit ja materiaalit, jotka valtuutetut toimittavat täyttääkseen asiakkaidensa vaatimukset.

Listaa kaikki tiimin (tai roolinhaltijan) toimittaman arvon välittömät vastaanottajat. Kuvailkaa suoritteet riittävän yksityiskohtaisesti, jotta niistä käy selvästi ilmi, mitä tarjotaan. Selventäkää myös vaatimusta, joka kunkin suoritteen on tarkoitus täyttää.

Suositeltu muoto: Asiakas ja suorite, ja tarvittaessa lisäksi tiedot vaatimuksesta: (vaatimus) ja (ennakoitu vaikutus).

Esimerkkejä:

  1. Markkinointiosasto:
    • Asiakas: Nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat
    • Suorite: Säännöllinen sisältö, kuten blogikirjoitukset, uutiskirjeet ja sosiaalisen median päivitykset, jotta (vaatimus) asiakkaat pysyvät ajan tasalla uusimmista yritysuutisista, tuotekehityksestä ja alan tilanteesta (odotetut vaikutukset) brändiuskollisuuden vahvistamiseksi ja potentiaalisten asiakkaiden houkuttelemiseksi.
  2. Markkinointiosaston valtuuttaja:
    • Asiakas: Organisaation johto
    • Suorite: Markkinoinnin tuloksellisuuden analyysiraportit (vaatimus), jotka mittaavat kampanjoinnin tehokkuutta, asiakkaiden sitoutumista ja sijoitetun pääoman tuottoa strategisten päätösten ja budjetin kohdentamisen tueksi, jotta (ennakoitujen vaikutusten) johto saa tietoa markkinoinnin tuloksellisuudesta ja tietopohjaa budjetoinnin ja strategian kehittämiseen.
  3. Asiakaskonsultointitiimi
    • Asiakas: Myynti - ja markkinointiosasto
    • Suorite: Menestystarinat asiakkaiden kanssa tehdystä työstä, joita (vaatimus) voidaan käyttää referensseinä myynnissä, jotta (ennakoitu vaikutus) myyntitiimi pystyisi osoittamaan konsultointipalvelujen arvon ja tehokkuuden, mikä viime kädessä tuottaa lisämyyntiä.
  4. Yritysasiakkaille suunnattujen verkkosivujen suunnittelutiimi
    • Asiakas: Ulkoset asiakkaat
    • Suorite: Suunnitellaan ja kehitetään käyttäjäystävällisiä ja esteettisesti miellyttäviä verkkosivustoja, jotka (vaatimus) luovat positiivisen käyttäjäkokemuksen ja joiden avulla varmistetaan, että asiakkaan omat asiakkaat toimivat (odotettu vaikutus) astettujen liiketoimintatavoitteiden mukaisesti verkkoliikenteen, asiakaspidon ja myynnin lisäämiseksi.
  5. Käyttäjäkokemustiimi
    • Asiakas: Kehitystiimi
    • Suorite: Palautemenettely tuotantoon vietävien uusien ominaisuuksien osalta, johon kuuluu yksityiskohtainen kuvaus kaikista ominaisuuksien tunnetuista eritystapauksista ja mahdollisista virheistä sekä kaikki tarvittavat selkeät grafiikkakomponentit (vaatimus) auttamaan kehitystiimiä suunnittelemaan ja toteuttamaan optimaalisen käyttökokemuksen tarjoavia ominaisuuksia, jotta (ennakoitu vaikutus), laajojen tarkistusten tarve vähenee ja varmistetaan tuotekehitysprosessin sujuvuus.

Vinkkejä:

  • Joskus asiakkaan vaatimusten täyttämiseen liittyviä erityisiä suoritteita ei ole määritelty. Näissä tapauksessa kuvaillaan sen sijaan asiakkaan vaatimusta.
  • Muista: suoritteita ovat tuotteet, palvelut jne., EIVÄT tulokset.
  • Kun alat tunnistaa asiakkaita ja keskeisiä suoritteita, huomioi toimialueen tarkoitus, keskeiset vastuut ja keskeiset haasteet.
  • Luettele kaikki keskeiset sisäiset ja ulkoiset asiakkaat, jotka ovat riippuvaisia tiimin (tai roolinhaltijan) tuottamasta arvosta, tai jotka muuten hyötyvät siitä.
  • Huomioi sekä asiakkaat että käyttäjät, jos näillä ryhmillä on eroa.
  • Kuvaile suoritteet yhdellä tai kahdella virkkeellä. Linkitä tarvittaessa yksityiskohtaisempaan kuvaukseen.
  • Valtuutettu: Jos toimialue on uusi, pohdi, kuinka paljon määrittelet suoritteita itse ja missä määrin jätät niiden määrittelemisen valtuutetuille. Valtuutettujen vapauttaminen lisäarvon luomiseen heidän asiantuntemuksensa, vahvuuksiensa ja kiinnostuksen kohteidensa sekä työn aikana opitun perusteella voi parantaa merkittävästi heidän tehokkuuttaan.

Riippuvuudet

Kenestä/mistä organisaation muusta osasta tai ulkoisesta toimijasta tiimi (tai roolinhaltija) on riippuvainen, ja mitä suoritteita se tarjoaa?

Riippuvuus viittaa kehen ja mihin valtuutetut tukeutuvat toteuttaakseen toimialueen keskeistä tehtävää, itsensä ja käytettävissään olevien keskeisten resurssien lisäksi. Jotkin riippuvuudet ovat päivittäisen työn edellytyksiä, toiset satunnaisia.

Kuvaile valtuutettujen työn käynnistymisen tai etenemisen kannalta olennaiset suoritteet. Tarkenna, kuka ne kussakin tapauksessa toimittaa (joko organisaatiosta tai muualta), ja selvennä, mihin vaatimukseen kukin suorite vastaa.

Suositeltu muoto: Toimittaja ja suorite, ja tarvittaessa lisätietoja vaatimuksesta: (vaatimus) ja (ennakoitu vaikutus).

Esimerkkejä:

  1. Myyntitiimille:

    Toimittaja: Lakitiimi

    Suorite: Vakiomuotoisten sopimusten mukauttaminen tietyille asiakkaille (vaatimus) sen varmistamiseksi, että sopimuksesta ilmenevät erityiset sovitut seikat ja neuvotellut ehdot (odotettu vaikutus), mikä edistää sujuvaa liiketoimintaa ja vähentää sopimusriitojen riskiä.

  2. Tukitiimille:

    Toimittaja: Kehitystiimi

    Suorite: Kehittäjiltä saatava apu (tarve) teknisissä asioissa ja monimutkaisten ongelmien ratkaisemisessa, (odotetut vaikutukset) jotta tukitiimi voi vastata asiakkaiden kyselyihin tehokkaammin ja nopea ongelmanratkaisu parantaa asiakastyytyväisyyttä.

  3. Kehitystiimille:

    Toimittaja: Ulkoinen konsultti Suorite: Uusien ominaisuuksien suunnittelu tarpeen mukaan, mukaan lukien graafiset komponentit (vaatimus), jolla tuetaan innovatiivisten ja käyttäjälähtöisten ratkaisujen kehittämistä, (odotettu vaikutus) jotka parantavat kehitystiimin tuotteiden toimivuutta ja käyttökokemusta, mistä seuraa entistä onnistuneempia ja helposti markkinoitavia ohjelmistoratkaisuja asiakkaille.

  4. Koulutusosastolle:

    Toimittaja: IT-osasto

    Suorite: IT-tuki tiettyjen verkko-oppimistyökalujen tarjoamiseen (vaatimus), jotta varmistetaan niiden saumaton integrointi ja toimivuus verkko-oppimisalustoilla ja (ennakoitu vaikutus) luodaan vaikuttavia digitaalisten oppimiskokemuksia, jotka parantavat edelleen työntekijöiden taitoja ja kyvykkyyksiä koko organisaatiossa.

  5. Tutkimus- ja kehitystiimille:

    Toimittaja: Paikallinen yliopistolaboratorio Suorite: Testauslaitos, jossa on kehittyneet testaus- ja tutkimusvalmiudet (vaatimus) perusteellisten kokeilujen ja innovaatioiden mahdollistamiseksi, (odotettu vaikutus) mikä on ratkaisevan tärkeää, kun kehitetään huipputuotteita ja -teknologioita alan standardien ja markkinoiden odotusten mukaisesti.

Vinkkejä:

  • Sisällytä kuvaukseen tiedot, joista käy ilmi, mikä vaatimus suoritteen on tarkoitus täyttää.
  • Kuvaile kaikki suoritteeseen liittyvät keskeiset odotukset.
  • Sisällytä tiedot suoritteesta molempien toimialueiden kuvaukseen ja varmista, että ne valtuutetut, jotka tarvitsevat tiettyjä toimialueen suoritteita on nimenomaisesti kuvattu kyseisen alueen asiakkaana.
  • Kuvaile suoritteet yhdellä tai kahdella virkkeellä. Linkitä tarvittaessa yksityiskohtaisempaan kuvaukseen.
  • Varmista, että ulkoisten kumppanien toimittamat suoritteet kuvataan toimittajasopimuksessa selkeästi.

Ulkoiset rajoitteet

Mitkä ovat merkittäviä ulkoisia rajoitteita valtuutettujen itsenäisyydelle ja toimivallalle?

Ulkoiset rajoitteet rajoittavat valtuutettujen vapautta päättää ja toimia. Rajoitteet voivat muodostua asiakkaiden vaatimuksista, ulkomaailmasta, organisaation muista keskeisistä sidosryhmistä, valtuutettujen mahdollisista yleisistä vastuuista tai valtuuttajan preferensseistä.

Jotkin rajoitteet vaikuttavat vain yhteen toimialueeseen, toiset – joita kutsutaan vakiorajoituksiksi – useisiin (esim. toimialuean, verkostoon tai osastoon) tai jopa kaikkiin organisaation aloihin (esim. yrityksen strategia, organisaation yhteiset säännöt jne.).

Jotkin ulkoiset rajoitteet ovat kiinteitä, kun taas toisista voidaan neuvotella sidosryhmien kanssa. Näitä voivat olla:

  • määräajat
  • erityistä (esim. toisen toimialueen valtuuttajalta saatavaa) valtuutusta edellyttävät päätökset
  • erityiset oikeudelliset tai sääntelyyn liittyvät rajoitteet
  • aika- tai budjettirajoitukset
  • auditoinnit
  • edellytetty raportointi
  • organisaation strategia tai arvot
  • yhteisiin, jaettuihin resursseihin liittyvät rajoitukset

Kuvaile valtuutettujen itsenäisyyteen ja toimivaltaan liittyvät merkittävät rajoitteet ja avaa tarvittaessa myös rajoitteen kontekstia.

Suositeltu muoto: Rajoitus: (vaatimus) ja (odotettu vaikutus). Kuvaile tarvittaessa myös ohjuri kontekstin selventämiseksi (nykytilanne).

Esimerkkejä:

  1. Rajoite: (vaatimus) Varmistetaan, että palveluntarjoajalla on lupa kouluttaa ulkopuolisia konsultteja, (odotettu vaikutus) jotta koulutuksen tarjoaminen vähentää kustannuksia. Ohjuri: (nykytilanne) Ulkopuolisen palveluntarjoajan kanssa on tehty sopimus, jonka mukaan ulkopuolisten konsulttien tuntilaskutus vähenee 50%, jos he osallistuvat yrityksemme tarjoamaan koulutukseen.
  2. Rajoite: (vaatimus) Ajankäytössä priorisoidaan hankkeissa tehtävää, määräaikasidonnaista työtä suhteessa koulutukseen ja kehittämiseen (ennakoitu vaikutus), jotta pysymme asiakkaiden kanssa sovitussa toimituspäivässä. (Ohjuri on ilmeinen tässä tapauksessa)
  3. Rajoite: (vaatimus) Yli 15 000 euron kuukausittaiset menoille tarvitaan projektipäällikön hyväksyntä (ennakoitu vaikutus), jotta hankkeen menot pysyisivät kokonaisbudjetissa. (Ohjuri on ilmeinen tässä tapauksessa)
  4. Rajoite: (vaatimus) Arkkitehtuuriverkostoa konsultoidaan ohjelmistoarkkitehtuuriin liittyvissä päätöksistä (odotetut vaikutukset), jotta voidaan varmistaa arkkitehtuurin johdonmukaisuus kaikissa ohjelmistotuotteissa. (Ohjuri on ilmeinen tässä tapauksessa)
  5. Rajoite: (vaatimus) Ajoita kaikki työkokoukset klo 15.00–18.00 CEST välille, (odotettu vaikutus) jotta eri aikavyöhykkeillä olevat tiimin jäsenet voivat työskennellä yhdessä tyypillisen työajan puitteissa. (Ohjuri on ilmeinen tässä tapauksessa)
  6. Rajoite: (vaatimus) Yli kolmen henkilötyökuukauden panosta edellyttävissä hankkeissa valtuuttajan on hyväksyttävä tiimin hankesuunnitelma, (ennakoitu vaikutus) jotta siinä voidaan hyödyntää valtuuttajan projektinhallintakokemusta. Ohjuri: (nykytilanne) Tiimi ei tällä hetkellä tunne oloaan luottavaiseksi hallita suuria hankkeita yksin.
  7. Rajoite: (vaatimus) Valmis tuote on toimitettava integrointitiimille 1. helmikuuta mennessä (odotettu vaikutus), jotta heillä on aikaa saada integrointi valmiiksi ennen hankkeen ehdotonta määräaikaa, joka on 10. maaliskuuta. (Ohjuri on ilmeinen tässä tapauksessa)

Vinkkejä:

  • Selvennä kunkin rajoitteen kohdalla, mitä vaaditaan ja mikä on vaatimuksen täyttämisen odotettu vaikutus. Anna tarvittaessa lisätietoja kontekstin selventämiseksi.
  • Kuvaile yksityiskohtaisesti rajoitteita, jotka ovat toimialueelle erityisiä. Linkitä kuvaus sellaisia vakiorajoitteita koskeviin tietoihin, jotka koskevat myös muita aloja tai koko organisaatiota.
  • Jos rajoituksen olemassaolon syy on epäselvä, anna sille jonkinlainen asiayhteys kuvaamalla (tai viittaamalla) rajoitteen taustalla olevaan organisatoriseen ohjuriin (nykytilanteeseen).
  • Tietyt ulkoiset rajoitteet voivat aiheuttaa toimialueiden jäsenille oleellisia haasteita.
  • Yrityksen sisäisten rajoitteiden pitäisi mahdollistaa organisaation yleinen tehokkuus. Mikäli sisäiset rajoitteet estävät tehokkuutta, kannattaa tarkastella, onko niitä mahdollista muuttaa ja jos on, miten. Ulkoiset rajoitteet eivät välttämättä tue organisaation tehokkuutta, mutta niitä on noudatettava siitä huolimatta (koska organisaatiolla ei ole valtuuksia muuttaa niitä).

Keskeiset haasteet

Mitkä ovat tärkeimmät (tai odotetut) haasteet, joita valtuutetut voivat kohdata?

Keskeiset haasteet liittyvät tilanteisiin, jotka saattavat merkittävästi haitata valtuutettujen mahdollisuuksia työskennellä menestyksekkäästi, ja siihen, kuinka tällaisiin tilanteisiin ei ole ilmeistä ratkaisua tai se voi vaihdella. Keskeisten haasteiden selkeä kuvaus auttaa valtuutettuja seuraamaan tilannetta ja päättämään, miten haasteisiin varaudutaan ja miten niihin vastataan.

Keskeisiä haasteita ovat:

  • riskit ja haavoittuvuudet
  • erilaiset muuttujat (esim. sää)
  • epävarmuus ja kompleksisuus
  • taitojen tai resurssien puute

Kuvaile ohjuri, tilanne, joka on (tai saattaa olla) haastava, ja (odotettu) vaikutus, joka sillä olisi organisaatioon. Sisällytä kuvaukseen tiedot siitä, miten tämä saattaa heikentää valtuutettujen suoriutumista.

Suositeltu muoto: Ohjuri: (nykytilanne) ja (odotettu tai nykyinen) vaikutus.

Esimerkkejä:

  1. (nykytilanne) Ilmoitus muuttuvasta oikeudellisesta sääntelystä, jotka meidän on huomioitava ohjelmistokehityksessä saadaan usein vasta muutamia viikkoja ennen sääntelyn voimaanastumista, (odotettu vaikutus) mikä voi vaikeuttaa muutosten huomioimista ajoissa.
  2. (nykytilanne) Omien prioriteettiensa vuoksi kumppanimme eivät aina ole käytettävissä, kun tarvitsemme heidän palvelujaan, mikä vaikeuttaa hankkeiden määräaikojen noudattamista.
  3. (nykytilanne) Koodistomme on vanha, epäjohdonmukainen ja huonosti ylläpidetty, eikä meillä ole varoja sen siistimiseen. (vaikutus) Siksi on vaikea arvioida, kuinka kauan uusien ominaisuuksien lisääminen tuotteisiin kestää, ja tehdyt muutokset voivat johtaa virheisiin ja turvallisuusongelmiin.
  4. (nykytilanne) Asiakkaiden ostotapahtumat ovat erittäin riippuvaisia säästä, (vaikutus) mikä vaikeuttaa pilaantuvien tuotteiden varastojen ja henkilöstömäärän optimointia.
  5. (nykytilanne) Meitä uhkaa talouskriisi, joka (odotettu vaikutus) voi vaikuttaa merkittävästi kykyymme saavuttaa myyntitavoitteet.
  6. (nykytilanne) Joidenkin tiimin jäsenten päävastuu on jollakin muulla toimialueella, (odotettu vaikutus) mikä voi joskus rajoittaa heidän ajankäyttöään tällä toimialueella työskentelyyn.
  7. (nykytilanne) Kulttuurierojen vuoksi eri ryhmien normit ja odotukset vaihtelevat, (vaikutus) mikä on aiemmin johtanut virheelliseen viestintään, konflikteihin ja tehottomuuteen.

Vinkkejä:

  • On aina haasteita, joihin on vastattava. Listaa ainakin kolme!
  • Pidä haasteiden kuvaukset objektiivisina.
  • Keskeisiä haasteita tunnistettaessa huomioi asiakkaat, ulkomaailma, itse organisaatio, valtuuttaja ja valtuutetut.
  • Keskeisen haasteen hallinnasta voi tulla myös keskeinen vastuu, esimerkiksi “hallitse jatkuvasti riskiä X”.
  • Kun päätät tavasta valmistautua tai vastata keskeisiin haasteisiin, osallista tarvittaessa myös valtuuttaja.

Keskeiset resurssit

Mitä olennaisia resursseja tiimi (tai roolinhaltija) voi hyödyntää?

Keskeisiä resursseja ovat ne resurssit, jotka organisaatio on antanut valtuutettujen käyttöön, jotta toimialue voi vastata tehokkaasti vaatimuksiin.

Kun tiedetään, mitä resursseja on käytettävissä, on helpompaa valvoa niiden käyttöä sekä havainnoida, mitkä resurssit ovat välttämättömiä, mitä saattaa puuttua ja mitkä saattavat olla jopa tarpeettomia.

Keskeisiä resursseja voivat olla:

  • aika-allokaatiot
  • raha
  • oikeudet ja käyttöoikeudet
  • tilat, laitteistot, ohjelmistot, työkalut
  • sisäiset tai ulkoiset palveluntarjoajat
  • komponentit, materiaalit jne.

Kuvaile valtuutettujen käytettävissä olevat resurssit.

Esimerkkejä:

  1. Aikavaraus valtuutetulle: 32 h/viikko
  2. Laitteistojen, ohjelmistolisenssien ja ulkoisten teknisten palveluntarjoajien kulubudjetti toimitetaan pyynnöstä
  3. Vuosittaisen koulutuksen talousarvio: 2000 € per henkilö. Lisäys mahdollinen pyynnöstä.
  4. Yrityksen luottokortti autojen ja minibussien vuokraamiseen casting-tilaisuuksiin kulkemiseen.
  5. 5000 euron kuukausibudjetti mainontaan
  6. Järjestelmänvalvojan oikeudet järjestelmiin X, Y ja Z
  7. Suora viestintäkanava asiakkaan kanssa
  8. Pääsy kaikkiin koneisiin, instrumentteihin ja testauslaitteisiin, kun niitä ei käytetä muuhun
  9. Tutkimuslaitoksen käyttöoikeus arkisin klo 8.00–18.00
  10. Viikoittainen mentorointisessio ulkoisen markkinointiasiantuntijan kanssa
  11. Käyttötili toimistotarviketoimittajalle

Vinkkejä:

  • Kuvaile vain tälle toimialueelle erityiset resurssit. Jos esimerkiksi kaikilla organisaation jäsenillä on tietokone, niitä ei tarvitse luetteloida, kun taas jos valtuutetuilla on kannettava tietokone ja kaikilla muilla pöytätietokone, sisällytä kannettavat tietokoneet luetteloon.
  • Kuvaa määrät ja summat mahdollisimman tarkasti.

Valtuuttajan velvollisuudet

Millaiset tehtävät kuuluvat valtuuttajalle, jotta hän voi tukea valtuutettuja onnistumaan toimialueen töissä?

Kun toimialueelle kuuluvaa vastuuta delegoidaan, valtuuttajalle kuuluu edelleen sen varmistaminen, että toimialueen täyttää tarkoituksensa. Siksi valtuuttajien panos on usein hyvin arvokasta sille, että valtuutetut menestyvät tehtävässään. Kun valtuuttajan vastuulle jäävät erityiset toimet kuvataan selkeästi, valtuutetuille on selkeää, missä tilanteissa he voivat tukeutua valtuuttajaan. Lisäksi molempiin osapuoliin kohdistuvat odotukset pysyvät selvinä.

Luettele kaikki toimialueeseen liittyvät, valtuuttajalle kuuluvat vastuualueet, jotka tämä aikoo säilyttää delegoinnin jälkeenkin, sekä uudet tehtävät, jotka valtuuttaja ottaa vastuulleen tukeakseen valtuutettuja.

Suositeltu muoto: Vaatimus: (vaatimus) ja (odotettu vaikutus). Mikäli tarpeellista, kuvataan myös ohjuri (nykytilanne), (ennakoitu tai nykyinen) vaikutus ja (merkityksellisyys).

Esimerkkejä:

  1. Vaatimus: (vaatimus) Tarjoa itse tai järjestä tarvittaessa koulutusta uusille tiimin jäsenille (ennakoitu vaikutus) sen varmistamiseksi, että he tuntevat tiimin käyttämät prosessit ja työkalut.

    Ohjuri: (nykytilanne) Organisaatio ottaa säännöllisesti uusia jäseniä olemassa oleviin tiimeihin, (vaikutus) ja tarvittavan koulutuksen puute voi johtaa tehottomuuteen ja virheisiin (merkityksellisyys) sekä ryhmän tuottavuuden ja työn laadun yleiseen heikkenemiseen.

  2. Vaatimus: (vaatimus) Varmista, että hankkeessa työskentelevien esittämiin kysymyksiin annetaan vastaus 24 tunnin kuluessa, (ennakoitu vaikutus) jotta vältetään pullonkaulat vastausta odotettaessa.
  3. Vaatimus: (vaatimus) Tiedota valtuutetuille olennaisista uutisista tai muutoksista ja tarvittaessa päivitä toimialueen rakennetta heidän kanssaan.
  4. Vaatimus: (vaatimus) Osallistu aikataulutettuihin vertaisarviointitilaisuuksiin valtuutettujen kanssa (odotettu vaikutus) tukeaksesi heitä käynnissä olevassa kehitystyössä ja laadun ylläpidossa.

  5. Vaatimus: (vaatimus) Priorisoi prosessiohjelmistojen kehittämisen resurssit API-muutostöihin, (odotettu vaikutus) jotta automaatiorajapinnat saadaan mukautumaan nopeasti muuttuviin vaatimuksiin.

    Ohjuri: (nykytilanne) Teknologinen ympäristö kehittyy nopeasti, (vaikutus) ja epäonnistuminen nopeassa mukautumisessa muutoksiin, kuten API-päivityksiin, voi johtaa järjestelmän yhteensopimattomuuteen tai seisokkeihin.

  6. Vaatimus: (vaatimus) Kerro aktiivisesti valtuutettujen työpanoksesta johtoportaan edustajille ja välitä esitettyjä huolenaiheitaan eteenpäin (ennakoitu vaikutus) uskottavuuden ja tuen lisäämiseksi hankkeen varhaisessa vaiheessa.

    Ohjuri: (nykytilanne) Valtuutetut kohtaavat usein haasteita siinä, että ylin johto ymmärtäisi ja priorisoisi heidän näkökulmansa ja tarpeensa, (vaikutus) mikä voi johtaa tavoitteiden epäjohdonmukaisuuteen ja tuen puutteeseen kriittisille hankkeille.

Vinkkejä:

  • Kuvaile kaikki vastuualueet, jotka valtuuttaja säilyttää itsellään ja/tai ottaa hoitaakseen tukeakseen valtuutettuja. Näihin saattaa sisältyä vastuita, jotka saattavat vaatia vain pieniä ponnistuksia, mutta helpottavat valtuutetun tiimin tai roolinhaltijan toimintaa.
  • Kun kuvaat valtuuttajan vastuita, pohdi samalla valtuutetuille hyödyllisiä oppimis-, kehitys- ja tukimahdollisuuksia.
  • Valtuuttajan vastuualueet voidaan usein dokumentoida riittävällä tavalla kuvaamalla vaatimukset. Jos tietyn valtuutuksen tai keskeisen vastuun taustalla oleva organisatorinen ohjuri on epäselvä, kuvaile myös tätä kontekstin lisäämiseksi. Näin varmistetaan, että kunkin vaatimuksen taustasyy on selvä.
  • Älä niinkään kuvaile valtuutetun tehtäviä vaan pikemminkin vaatimuksia, jotka näiden tehtävien on tarkoitus täyttää.
  • Kuvaile kunkin vaatimuksen täyttämisen ennakoitua vaikutusta siten, että voidaan määritellä täsmälliset mittarit sen arvioimiseksi, onko vaikutus saavutettu, ja jotta valtuuttajan työtä voidaan tarvittaessa tarkistaa ja kehittää.
  • Huolehdi valtuuttajana toimiessasi siitä, että olet ajan tasalla vastuista, jotka olet sopinut pitäväsi tai ottavasi hoitaaksesi.
  • Valtuuttajan tehtävät voivat johtaa uuteen, valtuutetuille toimitettavaan suoritteeseen. Muista tässä tapauksessa lisätä se riippuvuuksia koskevaan luetteloon.

Osaaminen, ominaisuudet ja taidot

Mitä pätevyyksiä, ominaisuuksia ja taitoja tarvitaan – tai mitkä olisivat hyödyllisiä – tämän toimialueen menestyksekkääseen hoitamiseen?

Sopivien valtuutettujen valinnassa ja tärkeiden koulutus- ja kehitysalueiden yksilöimisessä on hyödyllistä määrittää ominaisuudet, joita tiimillä tai roolinhaltijalla olisi tarpeellista tai toivottavaa olla, jotta toimialue onnistuu tavoitteellisissa tehtävissään.

Kirjaa kaikki tieto, jotka auttaa ymmärtämään, mitä pätevyyksiä, ominaisuuksia tai taitoja valtuutetuilla on oltava tai joita heidän on kehitettävä, jotta he voivat toimia menestyksekkäästi toimialueella. Jos jokin tietty pätevyys tai taito ei ole ilmeinen, selitä, miksi se on olennainen (minkä vaatimuksen se täyttää).

Esimerkkejä:

  1. Kokemus yksilöiden ja tiimien valmennuksesta, mentoroinnista ja koulutuksesta yhteistyöhön, ja tiimien ja/tai organisaatioiden kehittämiseen liittyen.
  2. Yleiset ryhmäfasilitointitaidot
  3. Kyky diagnosoida ja ratkaista tekniset ongelmat nopeasti
  4. Hyvät perustiedot tuote- ja projektihallinnan menettelytavoista.
  5. Ainakin vuoden kokemus Apache Cassandra, Apache Kafka- ja ClickHouse -projektissa.
  6. Ohjelmistoarkkitehtuurin periaatteiden tuntemus, mukaan lukien mikropalveluarkkitehtuuri ja sovellusalakeskeinen suunnittelu (DDD).
  7. Tehokkaat suulliset ja kirjalliset viestintätaidot käyttäjäkunnan tuotevaatimusten selvittämiseksi.
  8. Kirjanpito-ohjelmistojen tuotetuntemus ja markkinatuntemus
  9. Vähintään neljän vuoden kokemus Scrum-työskentelystä.
  10. Kandidaatin tai maisterin tutkinto mielenterveyteen liittyvältä alalta.
  11. 8–10 vuoden kokemus henkilöstöhallinnosta monikansallisessa yrityksessä

Vinkkejä:

  • Ota kuvauksessa huomioon ensisijainen ohjuri, keskeiset vastuut ja suoritteet sekä olennaiset haasteet sekä se, minkä tiedät olevan hyödyllistä tai välttämätöntä tehokkaaseen työskentelyyn toimialueella.
  • Aina ei ole mahdollista eikä kannattavaa etsiä henkilöä, joilla on kaikki tarvittava kokemus ja asiantuntemus. Tällöin tulee varmistaa, että valtuutetuilla henkilöillä on mahdollisuuksia kehittää osaamistaan ja taitojaan, tai harkita käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia, jolloin ne tunnistetaan ja dokumentoidaan riippuvuuksina.
  • Sisällytä kuvaukseen asiantuntemuksen taso tai kokemuksen määrä, jos siitä on hyötyä.

Keskeiset mittarit ja seuranta

Mitkä ovat edistymisen, tuloksellisuuden, hankkeiden kunnon jne. indikaattorit, ja kuinka usein ja kuka niitä mittaa?

Keskeiset mittarit ovat tilastoja, joiden avulla valtuutetut voivat seurata työnsä vaikuttavuutta ja tunnistaa, milloin toimintaa on parannettava. Mittareita on seurattava usein, ja niitä on käytettävä edistymisen, hankkeiden kunnon tai tuloksellisuuden kriittisinä indikaattoreina. Mittarit liittyvät yleensä ensisijaiseen ohjuriin ja vaatimukseen, keskeisiin vastuualueisiin, asiakkaisiin, suoritteisiin, keskeisiin haasteisiin, sekä valtuuttajan vastuualueisiin toimialueella.

Määritä yksinkertaiset ja täsmälliset mittarit, joiden avulla edistymistä ja vaikuttavuutta voidaan seurata sekä havaita mahdolliset ongelmat tai mahdollisuudet niiden ilmetessä. Tarkentakaa, koska tai kuinka usein keskeisiä mittareita tarkastellan ja kuka/ketkä sen tekevät. Selvennä myös, mikä on mittarin seuraamisen tarkoitus (kuvaa ainakin vaatimus ja tarvittaessa myös ohjuri)

Suositeltu muoto: Otsikko, kuvaus, seurantasykli, vastuualueet, kynnysarvot ja tarkoitus (sisällytä tietoja ohjurista (nykytilanne ja ennakoitu vaikutus) sekä tarvittaessa vaatimus ((vaatimus) ja (ennakoitu vaikutus)).

Esimerkkejä:

  1. Palkkaukseen johtaneet haastattelut
    • Kuvaus: Palkattujen hakijoiden määrän suhde työnantajan tai kanavan (verkkosivu, LinkedIn) haastattelemiin hakijoihin.
    • Seurantasykli: kuukausittain (kuukauden ensimmäinen viikko edellisen kuukauden osalta)
    • Vastuualueet: Jake tuottaa kuukausiraportin Confluenceen
    • Kynnysarvo: Kun rekrytoijan tai kanavan suhdeluku nousee yli viidentoista, henkilöstötiimi laatii tarkemman raportin kyseisestä kumppanista tai kanavasta ja päättää, miten suhdelukua voidaan parantaa, tai jos suhdeluku alittaa kynnysarvon vähintään kolmen kuukauden ajan, tiimi päättää, säilytetäänkö kyseinen kumppani tai kanava rekrytoinnissa.
    • Tarkoitus: (vaatimus) Tunnistetaan, mitkä rekrytoijat ja kanavat (odotetut vaikutukset) tuottavat parhaan tuoton ylempien toimihenkilöiden haastatteluihin käyttämästä ajasta.
  2. Rekrytoijakohtainen työntekijäpito
    • Kuvaus: Seurataan kunkin rekrytoijan osalta kuukauden alussa palkattujen työntekijöiden kokonaismäärää (PM) ja saman kuukauden aikana lähteneiden määrää (LM), ja lasketaan siitä suhdeluku = PM - LM/PM *100
    • Seurantasykli: kuukausittain
    • Vastuut: HR-tiimi seuraa
    • Kynnysarvo: jos rekrytoijakohtainen työntekijäpitoaste on alhaisempi kuin yrityksen keskiarvo, seuraavassa suunnittelukokouksessa päätetään, mitä asialle tehdään
    • Tarkoitus: (nykytilanne) Uusien työntekijöiden perehdyttäminen aiheuttaa korkeita kustannuksia ja (odotetut vaikutukset) soveltumattomat hakijat tuhlaavat aikaa, vaivaa ja resursseja. Lisäksi avoin toimi on täytettävä uudelleen. (vaatimus) Yksilöidään, mitkä rekrytoijat tuovat parhaat pitoasteet (ennakoitu vaikutus), jotta minimoidaan uusien työntekijöiden lähtemisen riski.
  3. Häiriöiden määrä
    • Kuvaus: Laitteistojen tai ohjelmistojen ongelmista johtuvien prosessihäiriöiden määrä (tietolähteenä prosessinohjausjärjestelmä)
    • Seurantasykli: viikoittain
    • Vastuut: Tuoteomistaja tuottaa indikaattorit, tiimi monitoroi niitä
    • Kynnysarvo: keskimäärin alle yksi kuukaudessa viimeisten 12 kuukauden aikana
    • Tarkoitus: (nykytilanne) Prosessihäiriöt ovat kalliita, (vaatimus) joten on varmistettava, että niiden määrä pysyy alhaisena.

Vinkkejä:

  • Pyri määrittelemään yksinkertaiset ja täsmälliset mittarit, joilla voidaan mitata usein (tarvittaessa jopa päivittäin).
  • Päätä käyttämiesi keskeisten mittareiden säännöllisestä tarkastelusta ja arvioinnista, ja noudata päätöstä. Mittarit ovat olennaisia perusteita kun tehdään suunnitelman mukaisia tulosten ja onnistumisten arviointeja.
  • Harkitse taulukkomuotoa keskeisten mittareiden ja niihin liittyvien yksityiskohtien visualisoimiseksi.
  • Tarkastele kunkin mittarin osalta seurattavia todellisia lukuja sekä näiden lukujen merkitystä suhteessa toimialueeseen (tavoitteet, hyväksyttävä toleranssialue).
  • Määrittele kynnysarvot ja menettelytapa, jos mittaroitava raja-arvo ylittyy/alittuu.
  • Käytä harkinnan mukaan myös mittareita, joilla voidaan hankkeen määräaikojen välitavoitteiden saavuttamista. Dokumentoi tieto hankkeen eri määräajoista ja välitavoitteista projektisuunnitelmaan tai kehitysjonoon. Tiedossa olevat kiinteät tai esimerkiksi sopimuksella vahvistetut määräajat kuvataan kohdassa ulkoiset rajoitteet, ja mikäli niiden saavuttamiseen liittyy haasteita, kuvaa tämä keskeisiä haasteita koskevassa osiossa.

Arvioinnin aikataulu

Milloin ja miten toimialueen toimintamallin ja -rakenteen tehokkuutta ja tiimin (tai roolinhaltijan) onnistumista toimialueen tarkoituksen täyttämisessä arvioidaan?

Arvioi säännöllisesti alueen toiminnan tuloksia sekä toimintalueen toimintamallia ja rakenteita, ja käytä arvioinnin myötä oppimaasi arvonluontiin ja sen parantamiseen.

Kuvaile aikataulu (tai arviointitiheys), jolla tiimin (tai roolinhaltijan) onnistumista toimialueen tarkoituksen täyttämisessä arvioidaan. Kuvaa arvioinnin toteutustapa (menettely, prosessi jne.) ja kenen olisi osallistuttava mihinkin arvioinnin osaan. Sisällytä kuvaukseen keskeisten mittareiden lisäksi arviointikriteerit sekä kaikki muut oleelliset näkökohdat, jotka arvioinnissa on huomioitava.

Harkitse seuraavia mahdollisia arviointiprosesseja:

  • Vertaisarviointi (tehdään valtuutetun/valtuutettujen johdolla; osallistujina valtuuttaja sekä asiakkaista ja riippuvuussuhteessa olevista valitut edustajat)
  • Retrospektiivi

Suositeltu muoto: Toistuvuus, toteutustapa, kesto ja osallistujat

Esimerkki (tiimille):

  • Viikkokokous: Käykää yhdessä läpi tärkeimmät mittarit viikoittaisen tiimikokouksen alussa
    • 10 minuuttia
    • Osallistujat: tiimin jäsenet
  • Kuukausittainen retrospektiivi
    • Korkeintaan kaksi tuntia
    • Osallistujat: tiimin jäsenet, valtuuttaja, tiimin valmentaja (toimii fasilitaattorina)
  • Valtuutettujen neljännesvuosittainen vertaisarviointi, jossa tunnistetaan tapoja parantaa strategiaa, toimialuekohtaista suunnittelua, oppimiseen liittyviä vaatimuksia ja toimintatavan tehokkuutta.
    • Korkeintaan kaksi tuntia
    • Osallistujat: valtuuttaja, tiimin jäsenet, tiimin valmentaja, fasilitaattori ja asiakkaista ja riippuvuussuhteessa olevista toimijoista valitut edustajat
  • Neljännesvuosittain: strategia-arviointi (vertaisarvioinnin jälkeen)
    • Korkeintaan neljä tuntia
    • Osallistujat: tiimin jäsenet, valtuuttaja, fasilitaattori
  • Vuosittain: toimialueen toimintamallin ja -rakenteen kokonaistarkastelu
    • Korkeintaan kolme tuntia
    • Osallistujat: tiimin jäsenet, valtuuttaja

Vinkkejä:

  • Varmista, että toimialueen arviointiajankohdat on dokumentoitu lokikirjaan.
  • Harkitse tiettyjen tehtäväroolien määräaikaisuutta (jonka jälkeen tehdään uusi valinta).
  • Varmista, että ilmeisiä tai merkittäviä ongelmia tai mahdollisuuksia parantaa alan suunnittelua tuodaan esiin sitä mukaa, kun niitä ilmenee, ei ainoastaan arvioinnissa.
  • Uusien toimialueiden osalta voi olla hyödyllistä arvioida toimintatapaa ja rakennetta tiheämmällä syklillä, jotta opittu voidaan hyödyntää nopeasti parantamaan toimialueen toimintaa.
  • Katso alta lisää ohjeita toimialueen toimintamallin ja rakenteen tarkistamiseen.

Lisätietoja

Sisällytä seuraavat tiedot kuvaukseen tarpeen mukaan:

  • Toimialueen nimi
  • Valtuuttaja (toiminnon/tiimin/roolin nimi, esim. TKI, projektipäällikkö, toimitusjohtaja jne.)
  • Valtuutetut (jos jo tiedossa)
  • Toimialueen kuvauksen viimeisimmän päivityksen päivämäärä
  • Kuvauksen tekijän nimi/nimet

Toimialueen toimintamallin ja rakenteen tarkistaminen

Kun suunnittelet arviointiprosessia, huomioi seuraavat näkökohdat:

  • Valtuutettujen työn vaikuttavuus toimialueen tarkoituksen täyttämisessä
  • Valtuutettujen toimialueella tuottama arvo organisaatiolle
  • Tiimin tai roolinhaltijan työskentelyprosessit, keskinäinen yhteistyö sekä yhteistyö valtuuttajan ja muun organisaation kanssa.
  • Varsinainen toimintamalli ja -rakenne (myös mahdollisesti muiden, kytkeytyvien toimialueiden osalta). Esim.:
    • Keskeisten mittareiden kattavuus ja tarkkuus, jotta voidaan havaita, tarvitaanko uusia mittareita tai onko olemassa olevia mittareita muutettava.
    • Tiimin jäsenten tai roolinhaltijan pätevyys ja taidot suhteessa toimialueeseen.
    • Kuinka hyvin valtuutettu hoitaa vastuunsa?
  • Valtuutettujen noudattama strategia toimialueen keskeisten vaatimusten täyttämiseksi.
  • Onko jokaisen toimialueen kuvauksessa eritellyn vaatimuksen täyttämisellä vaikutusta ja johtaako vaikutus myönteiseen tulokseen suhteessa ohjuriin, johon se kohdistuu.