Vastaperusteiden ratkaiseminen

Sisällys

• toc {:toc}

Yleistä

Yleensä on tehokkainta käsitellä ehdotuksesta esitetyt vastaperusteet yksi kerrallaan, laatia muutosehdotus, ratkaista mahdolliset sitä koskevat vastaperusteet ja jatkaa sitten seuraavaan ehdotusta koskevaan vastaperusteeseen.

Ehdotuksesta tulee sopimus vasta, kun kaikki siitä esitetyt vastaperusteet on ratkaistu.

Vastaperusteet ratkaistaan muuttamalla ehdotusta. Muutoksia voivat olla:

• jonkin asian lisääminen, poistaminen tai muuttaminen ehdotuksessa.
• tietyn vastaperusteen ratkaisemisen lykkääminen myöhempään ajankohtaan. (Muista tässä tapauksessa kuvata ja dokumentoida, kuka ottaa vastuun tästä, mihin mennessä ja mitä sen jälkeen tapahtuu.)
• vaihtoehtoinen ehdotus tai sopimus siitä, että laaditaan (määritellyssä) tulevaisuudessa uusi ehdotus (mikäli tämä katsotaan tehokkaammaksi kuin nykyisen ehdotuksen kehittämistyön jatkaminen).
• yhden tai useamman vastaperusteen perusteella etsittävän lisätiedon hankkimisen ja muutosehdotuksen tekemisen delegoiminen tietylle henkilölle tai ryhmälle.
• jättämällä ehdotus muuttamatta ja tarkastelemalla myöhemmin sen mukaan tehtyjen toimenpiteiden lopputulosta, koska ehdotuksen muuttamiseen liittyä vaivannäkö tai kustannukset ovat suuremmat kuin odotetut hyödyt tai hyödyt.
• palautteen pyytäminen vastuuttajalta (esim. sovittaessa tiettyä osa-aluetta koskevasta strategiasta).
• harkinta-ajan ottaminen ja palaaminen vastaperusteeseen myöhemmin.
• jne.

On aina olemassa jokin seuraava askel! Silloinkin, kun ehdotus ei sellaisenaan täysin vastaa ohjuriin tai täytä kaikkia sopimukseen pääsemisen vaatimuksia, usein riittää, että päästään sopimukseen muutamasta seuraavasta askeleesta, jotta päästään eteenpäin. Joskus on hyödyllistä jakaa asiat pienempiin vaiheisiin, erityisesti silloin, kun on kyse monimutkaisista tilanteista.

Vastaperusteet voidaan ratkaista noudattamalla perustellun päätöksenteon prosessia:

Vaihe 1: Muutosehdotuksen laatiminen

Vaihe 2: Ehdotetun muutoksen ymmärtäminen

Vaihe 3: Tarkistaminen, onko vastustetaanko ehdotettua muutosta (esimerkiksi käsimerkkien avulla). Mahdolliset vastaperusteet esitetään vaiheessa 4.

Jos mahdollisia vastaperusteita ei ole, siirry vaiheeseen 6 (Juhlistaminen), muussa tapauksessa käsittele vastaperusteet yksi kerrallaan:

Vaihe 4: Mahdollisen vastaperusteen tukiargumentit ja sen määrittäminen, onko esitetty väite pätevä.

Vaihe 5: Kaiken esiin nousseet olennaisen tiedon kytkeminen muutosehdotukseen, jonka jälkeen palataan vaiheeseen 3.

Vaihe 6: Juhlistaminen! Vastaperusteen ratkaisemiseksi on löydetty muutosehdotus.

Alta löydät lisää ohjeita kunkin vaiheen läpikäymiseen. Tämä prosessi voidaan toistaa, kunnes kaikki vastaperusteet on ratkaistu. Kuten kaikissa S3-toimintatavoissa, myös vastaperusteen ratkaisua koskevaa lähestymistapaa voidaan mukauttaa sen kontekstin mukaan.

Vaihe 1: Muutosehdotuksen laatiminen

Tehdään ehdotus, kuinka alkuperäinen ehdotus muutetaan vastaperusteen esiin tuomien tietojen perusteella.

On monia tapoja päätyä ehdotuksen uudelleenmuotoiluun. Alla on joitakin tyypillisiä lähestymistapoja. Niitä kannattaa käyttää esitetyssä järjestyksessä: jos ensimmäinen vaihtoehto ei toimi, siirry ripeästi seuraavaan vaihtoehtoon. Kun prosessi tulee tutuksi, alat nopeammin erottaa, mikä vaihtoehto on sopivin.

1. Kysy vastaperusteen esittäjältä: “Onko sinulla ehdotusta, kuinka alkuperäistä ehdotusta voitaisiin muuttaa vastaperusteen ratkaisemiseksi?”
2. Kysy ryhmältä: “Onko kenelläkään ehdotusta, kuinka alkuperäistä ehdotusta voitaisiin muuttaa vastaperusteen ratkaisemiseksi?” ja valitse yksi henkilö esittämään ehdotuksensa.
3. Mikäli ehdotusta on vaikeaa heti löytää, anna ryhmälle rajattu aika käydä keskustelu, jonka tavoitteena on ideoida sopiva muutosehdotus.

Kuten kaikkien ehdotusten kohdalla, uudelleenmuotoiltu ehdotus toimii lähtötilanteena, jota voidaan sitten tarkentaa esittämällä ja ratkaisemalla vastaperusteita. (katso Vaihe 4: Testaa, käykö argumentti vastaperusteesta)

On usein hyödyllistä toistaa uudelleenmuotoiltu ehdotus, tehdä siitä yhteenveto ja kirjata se muistiin kaikkien nähtäväksi.

Vaihe 2: Muutoksen ymmärtäminen

Varmista, että kaikki ymmärtävät ehdotetun muutoksen.

Fasilitaattori kysyy: Onko kenelläkään kysyttävää ehdotetusta muutoksesta?

Vinkki kaikille:

• Pidä kysymyksesi ja vastauksesi lyhyinä ja ytimekkäinä.
• Tässä vaiheessa vältä keskustelua tai mielipiteiden ilmaisemista siitä, onko muutettu ehdotus pätevä. Toimenpiteen tarkoituksena on ainoastaan varmistaa, että ehdotettu muutos on selkeä ja ymmärrettävä.
• Kirjaa olennaiset lisäselvennykset muutettun ehdotukseen.

Vaihe 3: Tarkista mahdolliset vastaperusteet

Ryhmä harkitsee ehdotettua muutosta ja ilmoittaa, jos heillä on mahdollisia vastaperusteita tai huolenaiheita.

Tässä vaiheessa on yksinkertaisesti kyse siitä, kenellä on mahdollisia vastaperusteita tai huolenaiheita. Seuraavassa vaiheessa kuullaan niiden perusteluja.

Fasilitaattori kysyy: Onko muutoksesta mahdollisia vastaperusteita tai huolenaiheita? (Huomaa, että tässä on kyse vain muutoksesta, ei ehdotuksesta kokonaisuutena.)

Jotkut ryhmät saattavat käyttää käsimerkkejä ilmoittaakseen nopeasti, jos jollakulla on mahdollisia vastaperusteita.

• Jos ehdotettuun muutokseen liittyy mahdollisia vastaperusteita, siirrytään seuraavaan vaiheeseen (Testaa, käykö argumentti vastaperusteesta).
• Jos kukaan ei esitä mahdollisia vastaperusteita, siirry vaiheeseen 6, Juhlistaminen: olette nyt hyväksyneet muutoksen.

Vaihe 4: Testaa, käykö argumentti vastaperusteesta

Ks. Testaa, käykö argumentti vastaperusteesta

• Jos argumentti täyttää vastaperusteen vaatimukset, jatka vaiheeseen 5 (Ratkaise vastaperuste)
• Jos argumentti ei täytä vastaperusteen vaatimuksia, palaa vaiheeseen 3 ja tarkista, onko ehdotetulle muutokselle muita mahdollisia vastaperusteita.

Vaihe 5: Ratkaise vastaperuste

Toista prosessi: käytä Ratkaise vastaperuste -toimintatapaa ratkaistaksesi muutosta koskeva vastaperuste.

Löytäkää täsmentävä muutos käsillä olevaan muutosehdotukseen! Huomaa, että tämä saattaa tarkoittaa myös, että käsillä oleva muutosehdotus esitetään korvattavaksi kokonaan toisella.

Vastaperusteiden ratkaiseminen -toimintatapaa voidaan käyttää myös takautuvin askelin, kuten alla oleva kuva esittää.

Vaihe 6: Juhlistaminen

Vastaperusteen ratkaisemiseksi on löydetty muutosehdotus. Ennen kuin siirryt eteenpäin, muista päivittää alkuperäinen ehdotus niin, että hyväksytty uudelleenmuotoilu tai täsmennys huomioidaan.