Vastaa kaikkiin organisaation ohjureihin, joista olet vastuussa. Vastaa ohjureihin tärkeysjärjestyksessä täyttämällä niille määrittelemäsi vaatimukset.

Sisällys

Yleistä

Kun roolinhaltijan tai tiimin tietoon tulee uusi, omaan tehtäväkenttään liittyvä ohjuri, ei ole tehokasta keskeyttää käynnissä olevaa tekemistä ja vastata ohjuriin ensimmäisellä mieleen juolahtavalla tavalla.

Hyödynnä alla olevaa vaiheistusta, jotta käyttäisit aikaa ja resursseja tällaisessa tilanteessa parhaalla mahdollisella tavalla.

  1. Vahvista, että tilanne on organisaation kannalta olennainen, ja että vastuu reagoinnista kuuluu sinulle tai tiimillesi.
  2. Järjestä asia työjonoosi sen prioriteetin mukaan. Kun on aika vastata ohjuriin:
  3. Määrittele vaatimus
  4. Päätä, miten vaatimus täytetään
  5. Toimi, kuten on sovittu
  6. Tarkastele tuloksia säännöllisesti ja paranna päätöstäsi tarpeen mukaan oppimasi perusteella.

Vastaa organisaatio-ohjureihin

Vaihe 1: Vahvista relevanssi

Jos olet tiimin roolinhaltija, tehtävänäsi on ensin selvittää, että ohjuri on organisaation kannalta merkityksellinen (ts. organisaatio-ohjuri), ja että siihen vastaaminen kuuluu itsellesi tai tiimisi vastuualueelle, tai ainakin, että siihen vastaamisesta ei aiheudu hukkaa tai haittaa.

Jos ohjuri on merkityksellinen, mutta sen hoitaminen on jonkun muun vastuulla, siirrä se asiaankuuluvan henkilön tai tiimin hoidettavaksi. (ks. myös Navigoi jännitteen avulla)

On hyödyllistä perustaa jonkin paikka, johon toimialuetta koskevat ohjurit kerätään. Tällä tavoin kaikista itse tunnistetuista tai toisten toimialuieiden välittämistä ohjureista pysytään ajan tasalla. Esimerkiksi kanban-taulussa voi olla sarake “postilaatikko”, “saapuvat” tms., johon tieto uusista mahdollisista ohjureista lisätään.

Vaihe 2: Määritä prioriteetti

Kun ohjuri on mielestäsi kuvattu riittävän selkeästi ja se todetaan riittävän merkitykselliseksi hoidettavaksi, se pitää järjestää oikeaan työjonoon.

Vaikka tilanne olisi organisaation kannalta merkityksellinen ja sen hoitaminen kuuluu omalle vastuualueelle, asialle ei tarvitse välttämättä välittömästi tehdä jotakin. Jotkut muut organisaation ohjurit saattavat olla tärkeämpiä käsitellä ensin, ja uudet ohjurit tulee siis priorisoida suhteessa muihin työtehtäviin. Tällä tavalla voidaan keskittyä tekemään aina se, mikä on tärkeintä ja työskentely tavoitteiden saavuttamiseksi jatkuu tehokkaana.

Vaihe 3: Määrittele vaatimus

Kun on todettu, että ohjuri on sekä merkityksellinen että priorisoitava, kannattaa määritellä siihen liittyvä vaatimus: mitä tarvitaan tai mikä on toivottavaa, jotta tilanteeseen voidaan reagoida tehokkaasti. Vasta vaatimuksen määrittelyn jälkeen aletaan etsiä ohjurille tiettyä ratkaisua.

Vaatimus on tarve tai halu, joka nähdään tarpeelliseksi jotta organisaatioliikenteen ohjuriin voidaan reagoida riittävässä määrin tai sopivan seuraavan askeleen verran.

Joissakin tapauksissa vaatimus on selkeä, mikäli on entuudestaan olemassa samankaltaisia ohjureita koskeva sopimus. Tässä tapauksessa jatka vaiheeseen 4. Muussa tapauksessa siirry toimintatapaan Määritä vaatimus.

Vaihe 4: Sovi, miten vaatimus täytetään

Vaatimuksen täyttämiseen voi kuulua mm.:

  • suoria toimenpiteitä (operaatiot)
  • työn järjestämistä
  • sopimusten tekemistä tai muuttamista (mukaan lukien uusien tehtävien, työryhmien, hankkeiden jne. luominen).

Niiden, joiden vastuualueelle ohjuri kuuluu, on itse päätettävä, kuinka toimitaan mikäli ei ole olemassa aiempaa sopimusta, joka kuvaisi vastaavanlaisen vaatimuksen täyttämisen. Tilanteissa, joissa asian ratkaiseminen ryhmänä olisi arvokasta, voidaan hyödyntää yhtä tai useampaa S3-toimintamallia, kuten ehdotuksen muodostaminen ja suostumuksen antaminen-toimintamalleja.

Vaihe 5: Toimi

Lopuksi toimitaan sovitun mukaisesti.

Vaihe 6: Tarkista ja paranna

Päätöksiä on hyödyllistä tarkastella säännöllisesti niistä saatujen tulosten valossa. Näin voidaan pohtia, mitä toiminnasta on opittavissa ja kuinka saadun kokemuksen ja tiedon perusteella voidaan parantaa tehtyjä päätöksiä.

Tulosten tarkastelun lisäksi muista tarkastella myös päätöksiä, jotka koskevat:

  • ohjurista tehtyjä tulkintoja, mukaan lukien sen arvioiminen, onko ohjuri edelleen merkityksellinen vai onko tilanne muuttunut
  • ohjuriin liittyvää vaatimusta
  • vaatimuksen täyttämiseksi tehtyä konkreettista päätöstä

Lisätietoja sopimusten tarkistamisesta löytyy kohdasta Arvioi ja kehitä sopimuksia.