Ryhmätyömalli, jonka avulla suuret ryhmät voivat työskennellä yhdessä ja organisoitua vastatakseen sisällöllisesti ja kokoluokaltaan merkittävään, kompleksiseen tilanteeseen.

Sisällys

Yleistä

Työpajan aikana sidosryhmät ottavat täyden omistajuuden prosessista sen alusta loppuun edeten ripeästi konseptoinnista täysin toimivaan yhteistyöhön.

Tunnista olennaiset sidosryhmät, kartoita asiaan liittyvät vaatimukset ja käytä niitä tarvittavien työkohteiden ja päätösten yksilöimiseen. Tee työnjako ja hahmottele yhteistyöskentelylle alustava rakenne.

Ohjurin kartoittaminen -toimintatapaa voidaan käyttää:

  • uusien yritysten organisoimiseen
  • projektien käynnistämiseen
  • keskeisten esteiden tai poistamiseen tai olennaisten mahdollisuuksien työstämiseen
  • strategian toimeenpanoon
  • organisaatiorakenteen kehittämiseen paremman arvontuoton saavuttamiseksi

Työpajan yleisimpiä tuotoksia ovat:

  • työn jakautuminen eri toimialueille sidosryhmien tarpeiden mukaisesti
  • räätälöity organisaatiorakenne, joka yhdistää olennaiset asiat ja kytkee toimialueet toisiinsa niin, että riippuvuuksia voidaan hallinnoida tehokkaasti
  • ensimmäinen luonnos hallintomallista ja työjonojen hallinnoinnista kullakin toimialueella
  • vaikutusvallan delegointi ja henkilöiden jakautuminen eri alitoimialueille autonomisten valintojen ja nimitysten kautta

Vaikka ohjurin kartoittamista käytetään usein uusien toimialueiden tunnistamiseksi ja määrittämiseksi, sitä voidaan hyödyntää myös organisaation nykyisten toimialueiden hallinnon ja toiminnan ohjureiden tunnistamisessa ja työn jakautumisessa. Tällainen tilanne voi tulla vastaan esimerkiksi silloin, kun olemassa olevat tiimit ottavat hoitaakseen uuden tehtävän, tai jos jokin ryhmä kokee olevansa jumissa toimimattomassa rakenteessa ja etsii inspiraatiota sen vaiheittaiseen muuttamiseen. Ryhmä voi tällöin päättää, kartoittaisiko se olemassa olevat toimialueet ja selvittäisi, tarvitseeko niiden rinnalle luoda uusia, vai luotaisiinko ryhmälle jopa kokonaan uusi rakenne.

Pieni tiimi tai piiri (enintään 6–8 henkilöä) saattaa käyttää ainoastaan toimintatavan vaiheita 1–5. Niiden avulla ymmärretään toiminnan laajuus ja muodostetaan toiminnan ja hallinnon työjonot. Sen jälkeen esimerkiksi ehdotuksen muodostaminen -toimintatavan tai jonkin muun lähestymistavan avulla siirrytään strategian ja/tai seuraavien vaiheiden määrittämiseen.

Valmisteluvaiheessa:

  • Kutsu mukaan ihmisiä, jotka voivat antaa relevantin panoksen hankkeeseen. Lähetä työpajan asialista hyvissä ajoin.
  • Lähetä myös työn kohteena olevan ohjurin ja vaatimuksen kuvaus. Jos toimialue on jo olemassa, lähetä osallistujille sen kuvaus etukäteen tutustumista varten. Pyri ratkaisemaan mahdolliset vastaperusteet ennen työpajaa.
  • Osallistujat voivat valmistautua pohtimalla tilannetta ja kirjaamalla muistiin ajatuksia toimijoista ja tarpeista.
  • Valmistele juliste, jossa toimialueen kuvaus esitellään ensimmäisessä vaiheessa. Tarvitset työhön myös A5-kokoisia sekä suorakulmaisia muistilappuja, kyniä ja kookkaan seinän.

Ohjurin kartoittamisen prosessi:

Edetkää seuraavissa vaiheissa:

Ohjureiden kartoittaminen: prosessi

1. Miksi olemme täällä?

Esittäkää ja hyväksykää tärkein ohjuri ja päävaatimus.

  • Esittele tärkein ohjuri ja päävaatimus ryhmälle
  • Suostumus ohjurille ja vaatimukselle– Onko ohjurin kuvaus ja vaatimus riittävän selvä? Onko tämä organisaatio-ohjuri? Onko ohjuri riittävän merkityksellinen, jotta siihen pitää vastata? Onko tämä vaatimus sopiva?
  • Kuvaa selkeästi kaikki valtuuttajan asettamat rajoitukset, kuten budjetti, määräaika, odotukset jne. Jos kyseessä on olemassa oleva toimialue, esitä sen kuvaus. Pyydä osallistujia esittämään lisäkysymyksiä, jotka auttavat syventämään ymmärrystä siitä, mitä tapahtuu ja mitä tarvitaan.
  • Konkretisoi se osallistumisen aste jota osallistujilta odotetaan. Esim. ihmisten odotetaan olevan täällä vain työpajan tai aihion työstämisen ajan.
  • Kirjaa muistiin kaikki tässä vaiheessa esiin nouseva relevantti tieto.

2. Keihin tämä vaikuttaa?

Keihin vaikuttaa se että toteutamme aiheeseen liittyvän vaatimuksen? Mieti ketkä voivat auttaa, estää, hyötyä, hävitä tai vahingoittua.

  • Listaa toimijat muistilapuille ja laita ne näkyviin seinälle.
  • Keskity todellisiin henkilöihin (ryhmät tai yksilöt), joihin aihio vaikuttaa. Vältä tässä vaiheessa tekemästä oletuksia tulevista rooleista (esim. projektipäällikkö) tai toisista toimialueista (esim. markkinointi).

3. Mitä tarvitaan?

Tarkastelkaa eri toimijoita ja kuvatkaa, mitä tarvitaan: mitä he tarvitsevat ensisijaisen ohjurin ja tärkeimmän vaatimuksen suhteen, ja vastavuoroisesti, mitä eri toimijoilta tarvitaan?

  • Kirjatkaa jokainen ehdotus erilliseen muistilapulle (“vaatimuskortti”)
  • Kuvatkaa vaatimus ja vaatimuksen täyttämisen odotettu vaikutus
  • Käytä muotoilua “Me / he tarvitsevat… niin, että…“
  • Kirjaa toimijan nimi kortin vasempaan yläkulmaan
  • Lisää oma nimesi kortin oikeaan yläkulmaan

Ohjureiden kartoittaminen: vaatimuskortti

4. Tunnista kokemus ja asiantuntemus

Selvittäkää, kenellä on kokemusta tai asiantuntemusta esitettyihin tarpeisiin vastaamisesta, jotta myöhemmin tiedetään, kenellä voi olla niihin liittyen arvokas panos annettavanaan.

  • Käytä aikaa vaatimuskortteihin tutustumiseen.
  • Lisää nimesi niihin vaatimuskortteihin, joista sinulla on kokemusta. Voit myös kirjata niihin ideoitasi vaatimuksiin vastaamisesta, jotta prosessin myöhemmässä vaiheessa ihmiset voivat tarvittaessa keskustella asiasta kanssasi.
  • Voit harkinnan mukaan lisätä myös niiden henkilöiden nimet, jotka eivät ole läsnä, mikäli heidän panoksensa saattaisi olla arvokas.
  • Kirjoita näiden henkilöiden nimet vaatimuskortin alaosaan.
  • Kun lisäät oman nimesi korttiin tässä vaiheessa, se ei tarkoita sitä, että ottaisit vastuun vaatimuksesta. Se ilmaisee vain, että olet halukas ja voit osallistua ratkaisun löytämiseen myöhemmin tarpeen mukaan.

5. Tunnista toimialueet

Ryhmittele toimijat ja/tai vaatimukset niiden merkityksellisyyden mukaan yhtenäisiksi toimialueiksi tarpeiden lajittelun ja priorisoinnin lähtökohdaksi. Mieti, miten arvontuotto päästä päähän (end-to-end) vaiheessa 2 tunnistetuille toimijoille voidaan optimoida.

Tapoja tunnistaa toimialueet:

  • Samankaltaisten toimijoiden ryhmä (toimijakeskeisyys)
  • Samankaltaisten vaatimusten ryhmä (tarvekeskeisyys)
  • Molempien (edellä mainittujen) yhdistelmä on yleinen

Tämä vaihe voidaan katsoa käsitellyksi, kun ollaan samaa mieltä ensimmäisestä luonnokseksi mielekkäästä ksin jakamisesta. Muistakaa, että tässä vaiheessa määritettyihin toimialueisiin voi tehdä muutoksia milloin tahansa (työpajan aikana tai myöhemmin). Tässä vaiheessa pyritään vain riittävän hyvään lähtöpisteeseen.

Fasilitaattorin roolissa toimiessasi tue ryhmää lempeästi itseorganisoitumisessa ja huomioi keskustelun ulkopuolelle jäävät ihmiset. Tähän prosessiin sisältyy usein vaihe, joka vaikuttaa joistakin osallistujista kaoottiselta, mikä saattaa saada heidät tuntemaan olonsa epämukavaksi. Testataksesi, että ollaan saavutettu tulos, pyydä vastalauseita sille, että toimialueet ovat toistaiseksi riittävän hyviä.

6. Täydennä ja määritä toimialueet

Osallistujat järjestäytyvät pienryhmiin eri toimialueiden ympärille, määrittelevät sen tarkemmin ja antavat sille nimen.

  • Muodosta kokemuksen ja kiinnostuksen perusteella pienryhmiä toimialueiden ympärille
  • Lisää ensin vähintään 1 tai 2 henkilöä, joilla on asiantuntemusta. Käytä kortteihin kirjattuja tietoja.
  • Varmista, että kaikki toimialueet on huomioitu riittävällä tavalla
  • Jokainen pienryhmä:
    • sopii toimialueen nimestä
    • määrittää toimialueen ensisijaisen ohjurin ja päävaatimuksen (ja laatii tarvittaessa lyhyen toimialueen kuvauksen)
  • Pyydä lopuksi kutakin pienryhmää esittelemään lyhyesti oma toimialueensa. Kiinnitä tässä vaiheessa huomiota alueiden mahdollisiin riippuvuuksiin ja päällekkäisyyksiin.

Tässä vaiheessa jotkut ihmiset saattavat vaeltaa alueelta toiselle, kunnes löytävät sellaisen, johon katsovat voivansa osallistua.

7. Tarkenna työjonoja

Organisoi kullakin toimialueella edessä oleva työ ja varmista, että asiat ovat tärkeysjärjestyksessä ja selkeästi kuvattuja.

  • Kopioi alla oleva mallipohja kullekin toimialueelle fläppitaululle.
  • Järjestä jäljellä olevat vaatimukset fläppitaululle kahteen työjonoon:
    • Toiminnan työjono: tarpeet, joihin voidaan vastata
    • Hallinnon työjono: tarpeet, jotka hyötyisivät päätöksestä tai edellyttäisivät päätöksentekoa
  • Yhdistä ja uudelleenmuotoile kortteja tarvittaessa, jotta kuvaus kussakin kortissa on selkeä. Kysy kortin tekijältä, kun olet epävarma
  • Priorisoi jokaisessa taulussa olevat kortit
  • Arkistoi kaikki ne vaatimuskortit, jotka vaikuttavat tarpeettomilta.
  • Pohdi toimialuetta ja kuvaa ja aseta tärkeysjärjestykseen muut toimialueeseen liittyvät vaatimukset, joita ei mahdollisesti ole vielä tunnistettu
  • Siirrä eteenpäin ne kortit, jotka näyttävät olevan toisen toimialueen vastuulla
  • Laita sivuun kortit, jotka liittyvät useampiin toimialueisiin Niitä päästään käsittelemään vaiheessa 8.

Kun toimit kartoitusprosessin fasilitaattorina, varaa erillinen tila, johon keräät useampia toimialueita koskevat kortit myöhempää käsittelyä varten.

Keskeytä työskentely säännöllisesti jotta voidaan jakaa tilannetietoa eri toimialueiden välillä. Huomautus: Jotkin toimialueet saattavat hajota, muuttua tai yhdistyä toisten toimialueiden kanssa.

Ohjureiden kartoittaminen: toimialueiden mallipohja

8. Yhdistä toimialueita

Luo rakenne riippuvuuksien hallitsemiseksi ja sellaisten asioiden käsittelemiseksi, jotka ulottuvat yhden toimialueen ulkopuolelle tai koskevat organisaatiota laajemmin.

9. Mitä muuta?

Käytä hetki tarkistaaksesi, puuttuuko jotain.

Mitä muuta meidän on otettava huomioon…

  • … jotta voimme edetä turvallisesti?
  • …jotta täytämme tehokkaasti tärkeimmän vaatimuksen?

10. Juhlistetaan sitä!

Käyttäkää hetki juhlistaaksenne saavutuksianne organisaation tai toiminnan käynnistämisessä!