Suostumuspäätöksenteko

Sisällys

• toc {:toc}

Yleistä

Suostumuksen tarkistaminen ryhmältä kannustaa ihmisiä olemaan (ainakin) kohtuullisia ja avoimia mahdollisuuksille oppia ja kehittyä. Suostumusperiaatetta sovellettaessa etsitään tietoisesti vastaperusta.

Vastaperuste on argumentti ehdotukseen, olemassaolevaan sopimukseen tai jonkun organisaation jäsenen toimintaan, joka paljastaa seurauksia tai riskejä jotka haluttaisiin organisaatiossa mieluimmin välttää tai tuo esiin varteenotettavia parantamisen mahdollisuuksia.

Ehdotuksista muodostuu sopimuksia, kun niitä pidetään toistaiseksi toimivina ja turvallisina kokeilla kunnes ne uudelleenarvioidaan. Vastaperusteet estävät ehdotuksia muodostumasta sopimuksiksi, mutta pelkät huolenaiheet eivät.

Vastaperusteiden esittämättä jättäminen saattaa haitata yksilöiden, tiimien tai koko organisaation kykyä saavuttaa tavoitteensa.

Kaikki esitetyt väitteet eivät ole vastaperusteita, mutta ne saattavat paljastaa huolia:

Huoli on oletus jolle ei löydy (ainakaan nyt) niin painavia perusteita tai todisteita, että se olisi arviojien mielestä pätevä vastaperuste.

Vaihe 1: Suostumus ohjuriin ja vaatimukseen

Varmista, että ohjuri ja vaatimukset on kuvattu riittävän selkeästi, ja että tämän tiimin on tärkeää käsitellä ne.

Fasilitaattori kysyy: Onko ohjurin ja vaatimuksen kuvaus riittävän selkeä? Onko tämä organisaatio-ohjuri? Onko ohjuri riittävän merkityksellinen, jotta siihen pitää vastata? Onko tämä vaatimus sopiva?

Huom.: Tämä vaihe kannattaa suorittaa kokouksen osallistujien kanssa ennen varsinaista kokousta. Näin säästetään kokousaikaa, kun ohjurin ja vaatimuksen kuvauksiin voidaan tarvittaessa tehdä täsmennyksiä ennen kokousta. Jos kuitenkin ollaan tekemässä ehdotusta sidosryhmälle, joka ei ole itse osallistunut ehdotuksen muotoilemiseen, tai jos mukana on henkilöitä, jotka osallistuvat päätösprosessiin ensimmäistä kertaa vasta nyt, on varmistettava, että kaikki ymmärtävät ohjurin ja vaatimuksen, ja että ne on kuvattu riittävän selkeästi. Lisäksi tulee varmistua siitä, että vaatimus on lähtökohtaisesti soveltuva ja relevantti läsnäolijoiden käsiteltäväksi ennen kuin edetään ehdotuksen harkitsemiseen.

• Jos ohjuria ei ole kuvattu riittävän selkeästi, varaa aikaa kirkastaa ja täsmentää ohjurista tehty yhteenveto sellaiseksi, että kukaan ei vastusta sitä. Ellei tämä onnistu riittävän nopeasti, harkitse sen tekemistä vasta kokouksen jälkeen ja siirrä ehdotuksen käsittelyä, kunnes ohjuri on selkeä.
• Jos ohjurilla ei ole merkitystä tälle ryhmälle, siirrä se asianmukaiselle henkilölle tai ryhmälle, tai jos päätetään, että kyseessä ei ole organisaatioajuri, jätä se käsittelemättä.
• Jos vaatimusta ei pidetä asianmukaisena, kuuntele ja huomio siitä esitetyt argumentit. Jos argumentteja voidaan pitää vastaperusteina, ne tulee ratkaista ennen ehdotuksen käsittelyä.

Vaihe 2: Esittele ehdotus

Jaa ehdotus kaikille.

Fasilitaattori kysyy ehdotuksen laatijalta/laatijoilta: Voisitteko esitellä ehdotuksen kaikille?

Ehdotuksen laatija(t) eli jalostajat esittävät ehdotuksen ryhmälle, mukaan lukien tarkat tiedot siitä, kuka on vastuussa mistäkin, ehdottamansa tarkistuspäivän tai -syklin, sekä mahdolliset määritellyt arviointiperusteet.

Valmistelu: Lähetä ehdotus osallistujille mahdollisuuksien mukaan ennen kokousta, jotta ihmiset voivat tutustua sen sisältöön, esittää selventäviä kysymyksiä tai jopa esittää parannusehdotuksia ennen kokousta. Näin kokouksessa ei tarvitse käyttää yhteistä aikaa sellaisiin asioihin, jotka voidaan tehdä kokouksen ulkopuolella.

Yleensä tietty henkilö tai ryhmä laatii ehdotukset etukäteen, mutta joskus niitä myös ehdotetaan spontaanisti kokouksen aikana.

Jos vastaat ehdotuksen esittämisestä, kirjaa ja jaa ehdotus mahdollisuuksien mukaan etukäteen muiden kanssa. Pyri pitämään kuvaus tiiviinä ja selkeänä. Pyri maksimoimaan muiden mahdollisuus ymmärtää ehdotuksen sisältö tarvitsematta pyytää sinulta lisäselvityksiä.

Huom.: Jos otat sidosryhmiä mukaan laatimaan ehdotusta, omistajuuden tunne voi lisätä sitoutumista ja vastuunottoa ehdotuksen perusteella tehtävästä päätöksestä. Osallistava tai yhteistyöhön perustuva päätöksenteko kuitenkin vaatii siihen osallistuvilta aikaa ja vaivaa, joten käytä sitä vain silloin, kun siitä on hyötyä.

Vaihe 3: Ymmärtäkää ehdotus

Varmista, että kaikki ymmärtävät ehdotuksen.

Fasilitaattori kysyy: Onko kenelläkään kysyttävää tässä esitetyn ehdotuksen ymmärtämiseksi?

Nyt ei ole oikea hetki aloittaa vuoropuhelua siitä, miksi ehdotus on tietyllä tavalla laadittu,vaan ainoastaan tarkistaa, että kaikki ymmärtävät, mitä ehdotetaan. Vältä “miksi” -kysymyksiä ja keskity sen sijaan “mitä tarkoitat…” -kysymyksiin.

Tarkentavat kysymykset tuovat toisinaan esiin tapoja selkeyttää ehdotuksen tekstiä. Tämän ajan voi käyttää ehdotuksen muokkaamiseen, jos se lisää ymmärrystä. Varo kuitenkin muuttamasta ehdotuksen sisältöä.

Huom.: Jos ryhmällä on kokemusta suostumuksellisesta päätöksenteosta, ehdotukseen voidaan tässä vaiheessa tehdä parannuksia. Jos läsnäolijat eivät kuitenkaan yhtä perehtyneitä suostumuksellisen päätöksenteon prosessiin, on riskinä, että käytettävissä olevaa aikaa tuhlataan ehdotuksen säätämiseen ja yksimielisyyden tavoitteluun. Tarkoituksena on kuitenkin jatkaa prosessia ja kehittää ehdotusta mahdollisten vastaperusteiden perusteella (ks. vaihe 7).

Vinkkejä fasilitaattorille:

• Pidä kierros pöydän ympäri, jossa jalostajat (tai ehdotuksen tekijät) vastaavat yhteen kysymykseen kerrallaan.
• Huomioi kaikki “miksi“tai “miksi ei“-kysymykset. Muistuta osallistujia siitä, että vaiheen tarkoituksena on yksinkertaisesti varmistaa, että nykyinen ehdotus ymmärretään, eikä käsitellä sitä, miksi ehdotus on laadittu juuri tällä tavalla.

Vinkki kaikille:

• Sano “ohi”, jos sinulla ei ole kysyttävää tai et ole varma, mikä kysymyksesi tarkalleen ottaen on.
• Pidä kysymyksesi ja vastauksesi lyhyinä ja ytimekkäinä.
• Pysy asiassa ja vältä tarpeetonta johdantopuhetta kuten: “No, eräs asia, joka ei ole minulle niin selvä, tai josta haluan siis varmistaa, että ymmärrän oikein, on …” tai “En ole varma, miten muotoilisin tämän, mutta yritän…” jne.

Vaihe 4: Lyhyt vastaus

Tunnustelkaa, miten ehdotus vastaanotetaan.

Fasilitaattori kysyy: Mitä ajatuksia ja tunteita teille herää ehdotuksesta?

Ehdotusta koskevia pohdintojen, mielipiteiden ja tunteiden esittäminen ja kuuleminen auttaa lisäämään jaettua ymmärrystä ja tarkastelemaan ehdotusta eri näkökulmista.

Osallistujien vastauksista voi paljastua hyödyllistä tietoa, tai niistä saattaa jo paljastua huolia tai mahdollisia vastaperusteita. Tässä vaiheessa on tärkeää kuunnella, mutta välttää vuorovaikutusta sanotun kanssa. Nyt kyse on vain ehdotuksen näkemisestä toisin silmin.

Esimerkkejä:

• “Pidän siitä, että se on yksinkertainen ja suoraviivainen. Se on hieno seuraava askel.
• “Olen hieman huolissani siitä, että tämä vie paljon aikaa, kun on muitakin tärkeitä asioita hoidettavana.”
• “Mielestäni täältä puuttuu joitain olennaisia asioita, kuten esimerkiksi A ja B.”

Vinkkejä fasilitaattorille:

• Käynnistä kierros.
• Täsmennä, minkä pituinen “lyhyen” vastauksen pitäisi olla! Pituus riippuu asiayhteydestä ja se voi vaihdella kunkin osallistujan käyttämässä ajassa yhdestä lauseesta muutamaan minuuttiin.

Vinkki kaikille:

• Vältä kommentoimasta tai vastaamasta siihen, mitä muut jakavat.
• Mukauta oma vastauksesi annettuun aikarajoitteeseen.
• On arvokasta kuulla jotain kaikilta tällä kierroksella, joten vältä vuorosi ohittamista. Jos et pysty samalla hetkellä muotoilemaan mitään sanottavaa, voit silti sanoa esimerkiksi: “Tarvitsen lisää aikaa ajatellakseni tätä” tai “En ole juuri nyt varma omasta näkemyksestäni.”

Vaihe 5: Tarkistakaa mahdolliset vastaperusteet

Osallistujat tarkastelevat ehdotusta ja ilmoittavat, jos heillä on mahdollisia vastaperusteita tai huolia.

Tässä vaiheessa on yksinkertaisesti kyse siitä, kenellä on mahdollisia vastaperisteita tai huolia. Seuraavassa vaiheessa kuullaan niiden perusteluja.

Jos siirryit tähän vaiheesta 7 (Ratkaise yksi vastaperuste) tarkista, nouseeko vastaperusteita muutettua ehdotusta kohtaan.

Fasilitaattori kysyy: Onko tästä ehdotuksesta mahdollisia vastaperusteita tai huolia?

Muista: huolenaiheet eivät estä ehdotuksia muuttumasta sopimuksiksi, ainoastaan varsinaiset vastaperusteet. Huolet kuullaan vaiheessa 9, sen jälkeen, kun sopimukseen pääsemistä on juhlittu.

Vinkkejä fasilitaattorille:

Siltä varalta, että vastaperusteiden ja huolten välinen ero on edelleen epäselvä joillekin, muistuta osallistujia:

• Vastaperuste on argumentti ehdotukseen, olemassaolevaan sopimukseen tai jonkun organisaation jäsenen toimintaan, joka paljastaa seurauksia tai riskejä jotka haluttaisiin organisaatiossa mieluimmin välttää tai tuo esiin varteenotettavia parantamisen mahdollisuuksia.
• Huoli on oletus jolle ei löydy (ainakaan nyt) niin painavia perusteita tai todisteita, että se olisi arviojien mielestä pätevä vastaperuste.
• Ehdotuksista muodostuu sopimuksia, kun niitä toistaiseksi toimivina ja turvallisina kokeilla seuraavaan tarkistukseen asti.

Vinkki kaikille:

• Monet ryhmät käyttävät käsimerkkejä ilmoittaakseen nopeasti ja selkeästi, jos jollakulla on mahdollisia vastaperusteita tai huolenaiheita. Jos prosessi on ryhmälle uusi ja syntyy huoli siitä, että esitetyt mielipiteet saattavat vaikuttaa toisiinsa, varmista, että kaikki näyttävät käsimerkin samanaikaisesti.
• Jos olet epävarma, onko kyseessä mahdollinen vastaperuste vai huoli, jaa se ryhmälle vastaperusteena, jotta voit tarkistaa, täyttääkö se vastaperusteen vaatimukset.

Jos kukaan ei esitä mahdollisia vastaperusteita, ollaan päästy sopimukseen, ja siirrytään vaiheeseen 8 (Juhlistaminen)!

Vaihe 6: Testaa käykö argumentti vastaperusteesta

Käytä rajallinen aika ja resurssi viisaasti testaamalla, voidaanko esitettyjä argumentteja pitää vastaperusteina. Toimi vain niiden perusteella, jotka täyttävät vastaperusteen kriteerit.

On yleensä hyvä käsitellä argumentit yksi kerrallaan, testata, ovatko ne aitoja vastaperusteita ja ratkaista vain varsinaiset vastaperusteet ennen seuraavaan argumenttiin siirtymistä.

Vinkki fasilitaattorille: Jos mahdollisia vastaperusteita on useita, kerro kaikille osallistujille, että ne käsitellään henkilö kerrallaan. Muistuta, että mikäli joku osallistuja toteaa argumentin kuultuaan, että olisi prosessin kannalta tehokkaampaa käsitellä hänen väittämänsä ensin, tämä kannattaa ilmaista heti.

Tarkista, että argumentti sisältää tiedon siitä, että mikäli ehdotusta ei muuteta, se

• johtaa suoraan seurauksiin, joita halutaan välttää,
• saattaa johtaa seurauksiin, joita halutaan välttää, mikä on riski, jota ei haluta ottaa
• tai argumentissa on tietoa hyödyllisestä tavasta parantaa ehdotusta tavoitteiden saavuttamiseksi

Katso toimintatapa Testaa käykö argumetti vastaperusteesta saadaksesi lisätietoja.

Jos argumenttia ei voida pitää vastaperusteena, palaa vaiheeseen 5 (Tarkista mahdolliset vastaperusteet), muussa tapauksessa jatka seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe 7: Ratkaiskaa vastaperuste

Ehdotusta parannetaan edellisessä vaiheessa esitetyn vastaperusteen esiin tuomien tietojen perusteella.

Lisätietoja löydät toimintatavasta Ratkaise vastaperusteet.

Kun vastaperuste on ratkaistu, palaa vaiheeseen 5.

Vaihe 8: Juhlistakaa!

Mahtavaa! Syntyi sopimus! Harjoituksen myötä prosessi nopeutuu. Tässä vaiheessa tunnistetaan, että on saavutettu sopimus - juhlistetaan sitä!

Vaihe 9: Harkitkaa huolenaiheita

Juhlinnan jälkeen kannattaa pohtia, onko ryhmälle hyvä tuoda esiin huolenaiheita ennen seuraavaan aiheeseen siirtymistä. Jos ei, ne kannattaa ainakin kirjata kokouksen jälkeen, kuten myös saavutetun sopimuksen arviointikriteerit. Huolia koskeva tieto voi olla hyödyllistä sopimuksen arvioinnissa sen tarkastamishetkellä.

Fasilitaattori kysyy niiltä, joilla on huolenaiheita: Onko kenelläkään huolia, joita kannattaa kuulla nyt yhteisesti? Jos ei, varmistakaa ainakin, että ne kirjataan tämän sopimuksen arviointiperusteiden rinnalle.

Joskus se, mitä joku piti aiemmin huolena, muuttuukin vastaperusteeksi. Tässä tapauksessa asia voidaan ratkaista muuttamalla juuri tehtyä sopimusta Ratkaiskaa vastaperusteet -prosessin avulla.

Loppuhuomautus:

Jos suostumuspäätöksenteon prosessi on sinulle uusi, sitä kannattaa noudattaa tarkasti kohta kohdalta, kunnes olet riittävän perehtynyt ja ymmärrät kaikki vaiheet ja niiden merkityksen. Kokemuksen lisääntyessä saatat hypätä vaiheiden välillä¹), mutta alussa tämä voi johtaa hämmennykseen ja jopa kaaokseen.

¹) Jos esimerkiksi lyhyt vastaus -kierroksen aikana ilmaistaan yleinen huolenaihe, vetäjä (tai joku muu ryhmän jäsen) voisi ehdottaa ehdotuksen kehittämistä paikan päällä niin, että siinä huomioidaan esiin tuodut seikat. Tässä tapauksessa tarkistetaan kuitenkin aina ensin, vastustetaanko mukautettua menettelytapaa.