Määritä vaatimukset

Määritä, mitä organisaatioajuriin vastaamiseen tarvitaan ennen kuin päätät tehtävistä toimenpiteistä. </summary>

toc {:toc}
toc

Yleistä

Organisaation ohjureiden tunnistaminen ja niihin vastaaminen kuuluu jokaisen työpäivään. Kun ohjuriin vastaamiselle on etukäteen määritelty selkeät yleiset suuntaviivat ja laajuus ennen kuin päätetään varsinaisista toimenpiteistä, löydetään täsmällisempiä ja soveltuvampia ratkaisuja, erityisesti kopleksisissa tilanteissa.

Vaatimus on tarve tai halu, joka nähdään tarpeelliseksi jotta organisaatioliikenteen ohjuriin voidaan reagoida riittävässä määrin tai sopivan seuraavan askeleen verran.

Määritä vaatimus

Esimerkkejä

Ohjuri: Tiedot ovat jäsentelemättömiä, niitä säilytetään siiloissa ja joskus niitä ei tallenneta. Tämä johtaa siihen, että ihmiset työskentelevät puutteellisiin tai vanhentuneisiin tietoihin perustuen , mistä seuraa tehottomuutta ja se, että asiakkaiden tarpeita ei voida täysin täyttää.

Vaatimus: Meidän on tallennettava ja jaettava olennaista tietoa tehokkaasti, jotta kaikkien edellytykset tarjota arvokkaita ratkaisuja asiakkaillemme paranevat.
Ohjuri: Käytämme 25 prosenttia työajastamme hallinnolliseen työhön. Se hidastaa asiakkaiden pyyntöihin vastaamista ja lisää valitusten määrää. Meille alkaa muodostua huono maine, ja on vaarana, että menetämme asiakkaita tai myyntimme kärsii.

Vaatimus: Meidän on vapautettava aikaa asiakkaiden vaatimusten oikea-aikaiseen käsittelyyn, jotta voimme parantaa asiakastyytyväisyyttä ja poistaa tämäntyyppiset valitukset.
Ohjuri: Olemme rekrytoimassa kehitystiimeihin viisi uutta jäsentä, ja tarvittavan koulutuksen ja kokemuksen puute voi johtaa tehottomuuteen.

Vaatimus: Meidän on varmistettava, että kaikilla mahdollisilla hakijoilla on asiaankuuluva koulutus ja kokemus, jotta he voivat tuottaa lisäarvoa tiimille.
Ohjuri: Tiimit työskentelevät usein sellaisten asioiden parissa, joita ei ole priorisoitu tiekartan mukaisesti. Tämä hidastaa asiakkaan tärkeiksi priorisoimien ominaisuuksien toimittamista, mistä seuraa tyytymättömyyttä työmme tehokkuuteen.

Vaatimus: Tiimin työsuunnittelu on sovitettava paremmin yhteen tuotteen kehittämisen tiekartan kanssa, jotta tärkeimmät ominaisuudet toimitetaan asiakkaalle ensin.
Ohjuri: Vaikka organisaation taloustiedot ovat kaikkien niitä pyytävien saatavilla, useimmilla organisaation työntekijöillä ei ole riittävää talousosaamista niiden ymmärtämiseksi sellaisenaan. Tämä johtaa turhautumiseen, epävarmuuteen ja vaikeasti vastattaviin kysymyksiin siitä, miksi tiettyjä päätöksiä tehdään.

Vaatimus: Tiedot on esitettävä selkeästi ymmärrettävällä tavalla, jotta ihmiset voivat saada tarvitsemansa tiedon organisaation taloudellisesta tilanteesta.

Miksi vaatimukset määritetään?

Joissakin tapauksissa vaatimus on selkeä, koska on jo olemassa siihen liittyvä sopimus, tai koska tilanne itsessään on yksinkertainen käsitellä ja vaatimus ilmeinen.

Jos aiempaa sopimusta ei ole, on sovittava (tai päätettävä), mikä ohjuriin liittyvä vaatimus on. Sen jälkeen voidaan toimia sopimuksen mukaisella tavalla, tarkastella sitten saavutettuja tuloksia ja mukauttaa ja parantaa asioita tarvittaessa opitun perusteella.

Aiemmat kokemukset vaikuttavat väistämättä mielipiteeseemme siitä, mitä kulloisenkin tilanteen hoitaminen edellyttää. Etenkin kompleksisissa tilanteissa on tyypillistä, että ensireaktiona syntyvä mielipiteemme vaatimuksesta ei usein olekaa sopiva, tai vaatimus on muutoin vaikea määritellä: voi näyttää siltä, että vaatimuksia on useampia kuin yksi tai tilanne on yksinkertaisesti epäselvä.

Siksi vaatimusten määrittämiseen ja tehokkaan toimintatavan päättämiseen on aina arvokasta suhtautua tietoisesti ja tarkoituksellisesti, vaikka vaatimus vaikuttaisikin ensin ilmeiseltä.

Vaatimuksen määrittäminen ennen toimenpiteistä päättämistä auttaa määrittelemään tekemiselle yleisen suunnan, mutta jättää silti tilaa useammille vaihtoehtoisille toimintatavoille. Näistä voidaan sitten valita tehokkain tapa vastata ohjuriin.

Kun kaksi tai useampi henkilöä jakaa vastuun organisaatio-ohjuriin vastaamisesta, henkilöiden eriävät mielipiteet mahdollisista ratkaisuista voivat johtaa kiistoihin. Näkemykset voivat olla keskenään ristiriitaisia tai osapuolet vastustavat tois(t)n ehdotuksia, ja saatetaan ajautua joko/tai -kiistoihin. Tällaisen vastakkainasettelun välttämiseksi ratkaisuvaihtoehdoista kannattaa keskustella vasta sitten, kun varsinainen vaatimus on määritetty ja hyväksttty.

Silloinkin, kun vastuu kuuluu yksin itselle, on hyödyllistä tarkentaa vaatimus ennen etenemistavasta päättämistä. Toimenpiteistä päättäminen on usein yksinkertaisempaa, kun toiminnan yleinen suunta ja laajuus määritellään ensin.

Vaatimuksen sekä sen määrittämiseen liittyvien olennaisten tietojen kirjaaminen muistiin auttaa kertomaan ja tiedottamaan vaatimuksesta muille - erityisesti niille, joihin päätökset vaikuttavat, ja niille, jotka osallistuvat vaatimukseen liittyvään ohjuriin vastaamiseen. Kirjaaminen tukee myös myöhempää päätösten tarkistamista ja mahdollisten parannusten tekemistä.

Kun vaatimus on määritetty, tulee sopia, miten se täytetään. Tämä jälkeen toimitaan sovitun perusteella. Saavutettuja tuloksia tarkastellaan ja päätöstä mukautetaan tarvittaessa opitun perusteella sen parantamiseksi (ks. Vastaa organisaation ohjureihin).

Kompleksisissa tilanteissa, joissa on olemassa useita tai toisinaan jopa ristiriitaisia vaihtoehtoja, voi olla hyödyllistä soveltaa vaiheittaista, iteratiivista tapaa vaatimuksen määrittelyssä. Iteratiivisuus voi olla välttämätöntä, koska

joissakin tapauksissa tietyn vaatimuksen soveltuvuus voidaan validoida vain kokeilemalla (ts. soveltamalla sitä käytännössä ja arvioimalla tulos)
alun perin määritetyn vaatimuksen täyttämisen lisäksi voidaan huomata, että ohjuriin vastaamiseen liittyykin yksi tai useampia lisävaatimuksia, jotka myös tulee määrittää vaiheittain ennen kuin ohjuriin voidaan täysimääräisesti vastata.

Miten vaatimus määritetään

Organisaatio-ohjuri on yleensä tilanne, johon vastaamisesta on hyötyä organisaatiolle. Vaatimus sen sijaan on päätös, joka määrittää sopivan ohjuriin vastaamisen tavan suunnan ja laajuuden. Soveltuvaa vaatimusta määriteltäessä on hyödyllistä ottaa huomioon seuraavat seikat:

Vaatimus: mitä tarvitaan tai mikä on toivottavaa, jotta ohjuriin voidaan vastata asianmukaisesti
Ennakoitu vaikutus: miten vaatimuksen täyttäminen tukee ohjuriin vastaamisessa.

Vaatimus

Kun määritellään vaatimusta, on erityisen tärkeää päättää, mikä on riittävä tarkkuustaso ja laajuus. Jokainen vaatimus sisältää ajatuksen toiminnan suunnasta. Mitä tarkemmalle tasolle vaatimus on määritelty, sitä vähemmän toimenpidevaihtoehtoja on, kun taas väljästi määritelty vaatimus laajentaa mahdollisuuksien kenttää. Sopiva laajuus riippuu tilanteesta.

Kun vastataan kompleksiseen ohjuriin, tai jos siihen vastaaminen edellyttää laajempaa yhteistyötä organisaatiossa, on usein hyödyllistä määritellä vaatimus riittävän laajasti, jotta sille voidaan löytää useita ratkaisutapoja.

Jos vaatimukselle esitetään useita ristiriitaisia määrittelyehdotuksia, tämä saattaa osoittaa, että määrittelyn painopiste on siirtynyt liiaksi ratkaisujen etsimiseen. Tällöin kannattaa palata hieman taaksepäin tarkastelemaan tilannetta laajemmasta näkökulmasta ja etsiä sellaista vaatimusmääritelmää, johon ehdotetut keskenään ristiriitaisetkin ratkaisut saattaisivat soveltua.

Ole erityisen tarkka, kenestä puhutaan (“me tarvitsemme” vs. “he tarvitsevat” vs. “minä tarvitsen”)
Vältä vaatimuksiksi naamioituja ratkaisuja (ks. “Vaatimus vs. ratkaisu” alla)

Toisinaan ensimmäinen vaatimus voi itse asiassa olla ohjurin tarkempi tutkiminen tai jokin kokeilu, jolla testata ohjuriin liittyviä olettamia. Näin voidaan päästä lähemmäs tarkempaa ja tilanteeseen paremmin soveltuvaa vaatimusmääritelmää.

Odotettu vaikutus

Odotetun vaikutuksen kuvauksessa kerrotaan, mitä seurauksia vaatimuksen täyttämisellä uskotaan olevan ja miksi ne ovat merkityksellisisä ohjurin kannalta.

Kuvaa mahdolliset hyödyt, mahdollisuudet tai jopa tavoitellut tulokset, joita ohjuria koskevan vaatimuksen täyttämisestä seuraa.
Odotettujen vaikutusten eksplisiittinen kuvaaminen rajaa mahdollisten ratkaisujen määrää ja auttaa arvioimaan toimenpiteiden tehokkuutta suhteessa ohjuriin.

Vaatimus vs. ratkaisu

Vaatimuksessa kuvataan yleinen suunta ja mahdollisten ratkaisujen määrän laajuus. Ratkaisu puolestaan on erityinen toimintatapa, joka täyttää vaatimuksen.

Esimerkki:

Vaatimus: Meidän on tallennettava ja jaettava asiaankuuluvat tiedot tehokkaasti, jotta kaikki voivat paremmin tarjota arvokkaita ratkaisuja asiakkaillemme.
Ratkaisu: Yksinkertainen ja kattava tietoarkkitehtuuri Confluenceen, sekä olemassa olevan tiedon siirtäminen tähän rakenteeseen.

Yllä olevassa vaatimuksessa selitetään, mitä puuttuu (mitä ei ole lainkaan tai mikä on jollakin tavalla puutteellista), mutta ei sen sijaan määritellä, kuinka tiedot tullaan säilyttämään ja jakamaan, tai mitä toimenpiteitä tehdään, tai kuka/ketkä niitä tulevat tekemään. Kun vaatimuksesta on päästy yhteisymmärykseen, voidaan tehdä varsinaisia päätöksiä esimerkiksi siitä, miten ja missä asiaankuuluvat tiedot voidaan tehokkaasti tallentaa ja jakaa.

Milloin vaatimus määritetään?

Vaatimus tulee määrittää ennen kuin päätetään, miten organisaatio-ohjuriin konkreettisesti vastataan, mutta vasta sen jälkeen, kun on varmistettu, että kyseessä tosiaan on priorisoitava, itselle tai oman tiimin vastuulle kuuluva organisaatio-ohjuri. Vaatimusten määrittely ei-priorisoitaville ohjureille saattaa aiheuttaa hukkaa, sillä tilanne tai sen merkityksellisyys organisaatiolle saattaa muuttua.