Hallintotapaa ajatellaan usein yrityksen toiminnanohjausjärjestelmänä: sääntöjä, käytäntöjä ja prosesseja, joita käytetään yrityksen ohjaamiseen ja johtamiseen. Perinteisesti päätökset nähdään yrityshierarkiaan kuuluvien johtajien tekemiksi, mutta lisäksi monet muut organisaation jäsenet vaikuttavat myös hallinnointia koskeviin päätöksiin riippumatta siitä, ovatko he siitä tietoisia vai eivät. Hallinnointia tapahtuu sekä organisaatiotasolla että tiimien sisällä ja jopa yksilötasolla.

Useimmat organisaatiot ja tiimit hyötyvät siitä, että ne kehittävät kykyään ja valmiuksiaan kollektiiviseen järkeilyyn ja moninaisten näkökulmien hyödyntämiseen. Tämä tehostaa päätösten kehittämistä kun toimitaan kompleksisessa maailmassa.

Koska organisaation tehokkaan toiminnan kannalta on tehtävä monia päätöksiä, S3 pyrkii lisäämään tuottavuutta antamalla ihmisten tehdä ja päättää mahdollisimman paljon itse varmistaen samalla, että yhteistyö on johdonmukaista onnistuneen ja tehokkaan organisaation saavuttamiseksi.

Yksilöiden ja tiimien suurempi autonomia edellyttää selkeitä sopimuksia (eli suuntaviivoja ja rajoituksia), jotka mahdollistavat kyseisten tiimien ja yksilöiden välisen sujuvan yhteistyön. Ne tukevat myös sekä pitkän että lyhyen aikavälin tavoitteiden saavuttamista. Sopimusten säännöllisillä tarkistuksilla ja asteittaisella kehittämisellä varmistetaan, että niistä tulee tarkoituksenmukaisia ja että ne pysyvät sellaisina myös ajan kuluessa.

Vaikka päätöksiä, joiden vaikutus on lyhytaikainen, on helppo muuttaa nopeasti, ihmisten käyttäytymistä ja toimintaa rajoittavat laajemmat sopimukset on hyödyllistä käsitellä osallistavalla ja harkitulla päätöksentekoprosessilla. Tällaisiin sopimuksiin kuuluvat (mutta eivät rajoitu) esimerkiksi: strategia, painopisteet, vastuun ja vaikutusvallan jakautuminen, työprosessit ja monet tuotteita ja palveluja koskevat päätökset.

Tällaiset sopimukset on dokumentoitava. Näin ne muistetaan selkeästi ja niitä voidaan tehokkaasti tarkastella uudelleen. Niistä on myös tiedotettava asianomaisille henkilöille (jotka ihannetapauksessa myös osallistuvat kyseisten sopimusten laatimiseen ja kehittämiseen).

Siksi on arvokasta erottaa organisaatiossa kaksi toimintoluokkaa:

Hallinnointi organisaatiossa (tai toimialueessa sen sisällä) on tavoitteiden asettamista sekä sellaisten päätösten tekemistä ja kehittämistä, jotka ohjaavat ihmisiä kohti näiden tavoitteiden saavuttamista.

Operointi on työn tekemistä ja päivittäisen toiminnan järjestämistä hallinnon asettamien rajoitusten puitteissa.

Jokaisella organisaation toimintalueella on hallinnointielin. Siihen kuuluvat henkilöt, joilla on valtuudet tehdä ja kehittää sopimuksia, joilla säännellään sitä, miten kyseisellä alueella työskentelevät luovat arvoa.

On monia tapoja jakaa hallinnollinen ja operatiivinen työ. Joskus hallinnointielin on yksittäinen henkilö, esimerkiksi nimetty johtaja. Toisinaan hallinnointielin voi olla ryhmä henkilöitä, jotka jakavat vastuun hallinnosta oman toimialueensa rajoissa.

Hallinnollisilla päätöksillä rajoitetaan toimintaa ja ohjataan tulevia päätöksiä. Ne liittyvät muun muassa seuraaviin asioihin:

  • Työskentelyprosessit
  • Yhteistyötä koskevat prosessit ja toimintavat
  • Organisaatiorakenne:
    • Vastuun ja vaikutusvallan jakaminen suunnittelemalla toimialueet ja valitsemalla niiden vastuuhenkilöt
    • Tiimien välisten riippuvuuksien tunnistaminen ja hallinta
  • Resurssien jakaminen
  • Strategia (koko organisaatiolle, tiimille, tuotteelle tai roolille)
  • Prioriteetit ja tavoitteet
  • Edellisistä seuraavat päätökset, jotka koskevat tuotteita, palveluja, työkaluja, teknologiaa, turvallisuutta jne.

Asiayhteydestä riippuen tiimi voi tehdä hallinnollisia päätöksiä:

Hallinnollisia päätöksiä tehdessä on kannattavaa dokumentoida ne jotenkin. Tällä tavoin muistetaan, mitä on sovittu, ja löydetään referenssi, kun aika tarkistaa päätös.

Liittyviä käsitteitä

Itsehallinto: Ihmiset hallitsevat itseään toimialueen asettamissa rajoissa.

Osittainen autonomia: Ihmisten itsenäisyys päättää itse, miten he luovat arvoa, jota rajoittavat heidän toimialaansa koskevat rajoitteet sekä valtuutettujen, edustajien tai muiden esittämät vastaperusteet.

Itseorganisoituminen: Toiminta tai prosessi, jolla ihmiset organisoivat työn. Itseorganisoituminen tapahtuu oman toimialueen rajoissa, mutta ilman ulkoisten toimijoiden suoraa vaikutusta. Jokaisessa organisaatiossa tai tiimissä tapahtuu rinnakkain itseorganisoitumista ja ulkoisia vaikutuksia (esim. ulkoiset vastaperusteet tai toimialueeseen vaikuttavat hallintopäätökset).

Valtuuttajan asettamista rajoituksista riippuen tiimeillä on enemmän tai vähemmän hallinnointivaltuuksia ja mahdollisuuksia päättää, miten ne järjestävät toimintansa. Ne ovat näin ollen enemmän tai vähemmän itsehallinnoivia ja itseorganisoituvia.