Valmistautukaa etukäteen kokousten tehostamiseksi.

Onnistuneessa kokoukseen valmistelussa huomioidaan seuraavat asiat:

  • kokouksen ohjurin ja tavoitellun tuloksen selventäminen ja kommunikointi osallistujille
  • kokoukseen kutsuttavien henkilöiden päättäminen
  • asialistan laatiminen
  • kokouksen ajoittaminen niin, että osallistujilla on aikaa valmistautua
  • kokouksen sopivan keston määrittäminen
  • selkeys siitä, kuka fasilitoi kokousta, kuka tekee muistiinpanot tai pöytäkirjan, ja kuka huolehtii mahdollisista jatkotoimista

Asialistan laatiminen

Ota muita mukaan asialistan valmisteluun ja priorisointiin ja lähetä se osallistujille hyvissä ajoin etukäteen

Kunkin asialistan kohdan osalta sovitaan:

  • ohjuri
  • tavoiteltu tulos
  • (käsittely)prosessi
  • kohdan käsittelyyn käytettävä aika
  • mitä osallistujien on tehtävä valmistautuakseen

Tue osallistujien valmistautumista

  • pohdi, mitä kokoukseen valmistautumiseksi voidaan tehdä etukäteen
  • ilmoita osallistujille kaikista odotuksista ja ennakkoehdoista
  • huolehdi, että osallistujilla on käytettävissään kaikki valmistautumiseen tarvittavat resurssit - taustatiedot, dokumentit ym.

Osallistujana

  • hyödynnä taidokkaan osallistumisen toimintatapaa
  • käy asialista läpi ja pohdi, minkä panoksen voit antaa kunkin kohdan käsittelyyn
  • esitä mahdolliset asialistaa koskevat vastaperusteet ennen kokousta ja ratkaise ne mahdollisuuksien mukaan
  • tarkastele viimeisimmän kokouksen arvioinnissa esiin nousseita parannusehdotuksia ja pohdi, miten sinun kannattaa toimia niiden perusteella