Toimialueet

Toimialue on erottuva vastuu- ja valta-alue organisaatiossa.

Jotta käytettävissä olevaa aikaa, energiaa ja resursseja voitaisiin hyödyntää organisaatiossa parhaalla mahdollisella tavalla, työtä jaetaan ihmisten kesken luomalla rooleja tai muodostamalla tiimejä, yksiköitä tai osastoja. Tässä prosessissa määritellään samalla joko tietoisesti tai epäsuorasti toimialueet – vastuualueet ja toimivallan rajat. Kaikki määritellyt toimialueet sisältyvät organisaation yleiseen toimialueeseen ja ne voivat olla keskenään osittain päällekkäisiä tai sisältyä toisiin toimialueisiin.

Jokaisen roolin tai tiimin tarkoitus on edistää organisaation yleistä tarkoitusta huolehtimalla erityisistä tehtävistä tai tarpeista. Jos toimialueet on määritelty riittämättömästi, seuraa yleensä, että sidosryhmillä on erilaiset oletukset vastuista ja toimivallan rajoista. Tällöin sekä yhteistyö että työn jakautuminen vaikeutuvat, kun ei havaita toimialueiden välisiä riippuvuuksia, tehdään tuplatyötä tai jätetään jotain kokonaan tekemättä.

Toimialueiden selventäminen luo konkreettisen sopimuksen valtuuttajan (joka siirtää vastuun toimialueesta jo(i)llekin) ja valtuutetun (joka ottaa vastuun toimialueesta) välillä. Se antaa kaikille mahdollisuuden saada tietoa siitä, mikä toimii ja mikä ei, ja ymmärtää, kuka on vastuussa mistäkin. Selkeä ja riittävän yksityiskohtainen toimialueen kuvaus on välttämätön edellytys sille, että ihmiset voivat arvioida ja jatkuvasti parantaa työtään.

Arvioi ja kehitä toimialueita säännöllisesti

Ihmisten ymmärrys organisaatiosta on aina jollain tavoin rajallinen, ja toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti. Kun valtuuttajan, valtuutetun/valtuutettujen ja muiden keskeisten sidosryhmien ymmärrys toimialueesta syvenee, on välttämätöntä, että he arvioivat toimialueen määrittelyä säännöllisesti kehittääkseen sen rakennetta ja toimintatapoja.

Ihmiset saattavat esimerkiksi tehdä hienoa työtä toimialueen määrittelyn pohjalta, mutta toimialue itsessään voi olla alkeellisesti tai puutteellisesti suunniteltu. Toisaalta huonostikin suunniteltua toimialuetta voidaan parantaa asteittain ajan mittaan.

Vastuun siirtäminen toimialueille

Valtuuttaminen on toimivallan antamista yhdeltä osapuolelta (valtuuttaja) toiselle (valtuutettu), jotta tämä voi vastata käytännössä toimialueesta (esim. tehdä tiettyjä asioita tai tehdä tiettyjä päätöksiä). Yleinen toimialueen vastuu pysyy valtuuttajalla.

Kun vastuu toimialueista siirretään ryhmille tai yksilöille, nämä toimivat sitten toimialueelle määriteltyjen itsenäisyyttä ja vaikutusvaltaa koskevien rajoitusten puitteissa.

Kun toimialue delegoidaan ryhmälle ihmisiä, heistä tulee tiimi. Kun se delegoidaan yksittäiselle henkilölle, heistä tulee roolinhaltijoita.

Valtuutettu (valtuutetut) voivat tehdä mitä tahansa, jonka he katsovat edistävän toimialueen tarkoitusta, ellei se ole organisaation toimialueelle kuulumatonta, nimenomaisesti kiellettyä, loukkaa jonkun muun (nimenomaista) toimivaltaa tai jollain muulla tavalla estä muiden osallistumista organisaation toimintaan.

Huom.: Kiellettyjä asioita ovat toimialueen kuvauksessa asetetut nimenomaiset rajoitukset, muut noudatettavat sopimukset, sekä lain ja muun sääntelyn asettamat rajoitukset.

Valtuuttajalla säilyy edelleen yleinen vastuu toimialueesta, ja hän määrittää käytettävissä olevat resurssit ja myös

• mihin organisaation tarpeeseen toimialue vastaa
• keskeiset vastuualueet (keskeiset tuotokset/suoritteet, hallittavat kriittiset riskit, muu olennainen työ ja päätöksenteko)
• valtuutetun/valtuutettujen itsenäisyyttä ja vaikutusvaltaa koskevat rajoitukset, jotka yleensä liittyvät itse organisaatioon (riippuvuudet, valtuuttajan osallistuminen, raportointi jne.)

Ohjurit ja toimialueet

Toimialue voidaan myös nähdä suhteessa organisaation ohjureihin:

• toimialueen ensisijainen ohjuri - pääohjuri, johon valtutettu/valtuutetut toiminnallaan vastaavat
• ensisijaiseen ohjuriin vastaamista edistävät aliohjurit:
  • avainvastuut (mikä tahansa ohjuri, joka on seurausta pääohjurista)
  • riippuvuudet ja ulkoiset rajoitteet (muihin toimialueisiin tai organisaation ulkopuoliseen ympäristöön liittyvät tekijät), jotka rajoittavat valtuutettujen toimivaltaa