Vastaa silloin, kun jotakin tarvitaan, tee mitä olet sopinut tekeväsi ja ota vastaan osasi vastuusta organisaation kulussa, jotta tarvittavat toimenpiteet tehdään, mitään ei jätetä huomiotta ja kaikki tekevät voitavansa myötävaikuttaakseen organisaation tehokkuuteen ja eheyteen.

Kun kuulumme johonkin järjestelmään (esim. organisaatio, yhteisö, perhe tai valtio) kaikki toimintamme tai toimimatta jättäminen vaikuttaa toisiin saman järjestelmän jäseniin joko edullisesti tai haittaavasti. Tästä syystä meillä on siis tietty vastuu koko järjestelmän hyvinvoinnista.

Erityisesti silloin, kun päätämme liittyä johonkin organisaatioon, muodostamme sopimuksen kaltaisen vuorovaikutussuhteen. Siinä voimme odottaa saavamme itsellemme jotain vastineeksi siitä, että omalla panoksellamme huolehdimme organisaation yhdestä tai useammasta erityisestä tarpeesta.

Luvatessamme tehdä jotakin, muodostuu riippuvuussuhde meidän ja niiden välille, jotka ovat riippuvaisia lupauksen täyttämisestä.

Tunnista jaettu vastuu

Toimiminen tai toimimatta jättäminen vaikuttaa aina jollakin tavalla koko organisaatioon. Liittyessämme organisaatioon otamme siis osaltamme vastuun koko järjestelmän hyvinvoinnista. Monia organisaation vastuita on kuitenkin vaikeaa ennakoida, jolloin niitä ei myöskään ole valmiiksi määritelty tai delegoitu. Siksi on olennaista, että omaksutaan vastuullisuuden periaate. Periaatetta noudatettaessa kaikki organisaation jäsenet ovat halukkaampia tehostamaan tekemistään, kiinnittämään huomiota tärkeisiin kysymyksiin ja ottamaan tarvittaessa vastuuta asioista. Silloin myös ongelmat ja mahdollisuudet tunnistetaan ja niihin puututaan. Riski silmien ummistamisen tai pahimmassa tapauksessa toisten syyttelemisen kulttuurin syntymiselle pienenee.

Tyypillisesti vastuuta jaetaan organisaatiossa delegoimalla, mikä tarkoittaa, että nimetyt henkilöt ottavat vastuun tietyistä tehtävistä ja päätöksenteosta. Kun joku osapuoli (“valtuuttaja”) delegoi vastuun toiselle osapuolelle (“valtuutetulle”), vastuu tuloksista jakautuu itse asiassa molempien osapuolten kesken. Tämä johtuu siitä, että kummankin osapuolen valinnat ja toimet (tai toimimatta jättäminen) vaikuttavat tuloksiin. Lisäksi se, joka on valtuuttanut toisen, on vastuussa päätöksestään mitä ja kenelle tehtäviä ja vastuuta siirretään.

Vaikka tyypillisesti valtuutettu/valtuutetut johtavat itse omaa työtään toimialueellaan ja päättävät, kuinka tehtävät toimenpiteet järjestetään tehokkaasti, on hyödyllistä, että valtuuttaja ja valtuutettu kommunikoivat säännöllisesti. Näin valtuutettu saa työlleen ulkopuolista näkökulmaa, mikä puolestaan tukee strategista kehittämistä ja työn tehokasta toteuttamista.

Jos ihmiset kokevat olevansa vastuussa vain niistä asioista, jotka kuuluvat heidän välittömään työkenttäänsä, monet sellaisista asioista, jotka vaatisivat huomiota mutta joiden hoitamista ei ole delegoitu kenellekään, jäävät helposti huomaamatta.

Kun siis havaitset jonkin tärkeän asian, varmista, että se myös hoidetaan: tuo asia tiedoksi niille, jotka voivat ottaa sen tehtäväkseen tai hoida se itse.

Tee vastuun hierarkia näkyväksi

Useimmilla organisaatioilla on aukikirjoitettu delegointihierarkia ja näin ollen myös vastuuhierarkia. Tämä tarkoittaa, että vastuu tulosten saavuttamisesta jakautuu koko organisaatiolle, kun taas oikeudellinen vastuu koko organisaation toiminnoista on määritelty tietyille henkilöille. Useimmissa organisaatioissa tämä viittaa yleensä sovittuun johtamishierarkiaan. Toisinaan, esimerkiksi erilaisissa (epävirallisissa) yhteisössä, kokonaisvastuu jakautuu kuitenkin tasavertaisesti kaikkien asianosaisten kanssa.

Olipa organisaation konteksti mikä tahansa, vastuuhierarkian selventäminen on hyödyllistä, sillä se tuo esiin valtuuttajien ja valtuutettujen välisen suhteen.

Siirry “tilivelvollisuudesta” omaan vastuuseen

Vastuullisuuden periaatetta sovelletaan kaikkiin. Se edistää ajattelutavan muutosta pois siitä, että ollaan “tilivelvollisia” jollekulle henkilölle - “tilivelvollisuuden” kokemus johtaa usein pelokkuuden ja syyllisyyden ilmapiiriin ja kulttuuriin. Vastuullisuuden periaatteen myötä painopiste sen sijaan siirtyy siihen, että kukin vastaa itse omista teoistaan tai tekemättömyydestään suhteessa koko järjestelmään. Tämä tarkoittaa tehtyjen sopimusten ja sitoumusten noudattamista, odotusten hallintaa sekä sovittujen asioiden tekemistä ja vastuunottoa myös silloin, jos ne jäävät tekemättä.

Luo vastuullisuudelle otolliset olosuhteet

Ainoastaan sen kuvaaminen, mitä voidaan ja ei voida tehdä, ei riitä kehittämään vastuullisuuden kulttuuria, vaan sillä voi olla jopa päinvastainen vaikutus. Jaetun vastuullisuuden lisäämiseksi organisaatiossa on useita hyödyllisiä keinoja:

  • Osallistuminen: Mitä laajemmin ihmiset voivat vaikuttaa heihin vaikuttaviin päätöksiin, sitä suurempi omistajuuden tunne muodostuu, ja sitä todennäköisemmin he tuntevat myös olevansa vastuullisia saavutetuista tuloksista (ks. myös Yhdenvertaisuusperiaate)
  • Tiedonsaanti: Kun ihmisten on mahdollista saada selville, mitä organisaatiossa tapahtuu ja miksi tietyt päätökset tehdään, heidän on helpompaa havaita, kuinka he itse pystyvät aktiivisesti ja taitavasti osallistumaan tekemiseen (ks. myös Avoimuuden periaate)
  • Turvallinen erimielisyys: Kun organisaatiossa voi vapaasti ilmaista mielipiteensä, oppia rakentavan tavan kuunnella muita ja olla näkemyksistä eri mieltä, organisaatio saa käyttöönsä monenlaisia näkökulmia, kokemuksia ja asiantuntemusta, minkä lisäksi ihmiset kokevat psykologista turvallisuutta ja hallittavuutta. (ks. myös Suostumuksen periaate)

Tee implisiittinen vastuu näkyväksi

Epäselvästi määritellyt vastuut voivat johtaa virheellisiin oletuksiin siitä, kuka on vastuussa mistäkin, kaksinkertaiseen työhön, joidenkin olennaisten rajojen ylittämiseen tai siihen, että tärkeissä tilanteissa kukaan ei ryhdy toimiin. Kun vastuita selkeytetään, on kuitenkin tärkeää välttää liiallisen yksityiskohtaista vastuiden rajaamista, sillä se saattaa heikentää mahdollisuuuksia tehdä päätöksiä, innovoida tai toimia. Samalla sitoutuminen jaettuun vastuullisuuteen vähenee.

Sekä liian yksityiskohtaiset tai liian epämääräiset vastuunmäärittelyt johtavat siis usein epäröintiin ja edelleen hukan syntymiseen. Pahimmassa tapauksessa tärkeät asiat jäävät kokonaan tekemättä.

Toimialueiden selkeyttäminen auttaa toimijoiden vastuun rajojen määrittämistä ja tukee silti riittävän autonomian ylläpitämistä.

Kannusta omaan vastuunkantoon

Jotta vastuullisuuden periaate voidaan omaksua osana organisaatiokulttuuria, tulee luoda työskentely-ympäristö, jossa ihmiset vapaaehtoisesti ottavat hoitaakseen seuraavat tehtävät:

  • Toimiminen niiden sopimusten puitteissa, jotka koskevat omalla toimialuetta, mukaan lukien sellaiset sopimukset, jotka liittyvät organisaatioon kokonaisuutena, omiin työryhmiin ja roolehin.
  • Toimiminen kaikkien organisaation määriteltyjen arvojen mukaisesti.
  • Avoin ja ennakoiva viestiminen toisten samasta asiasta tai alueesta vastaavien kanssa, mikäli on syytä parantaa aiemmin sovittua toimintatapaa.
  • Avun pyytäminen, mikäli ei pysty huolehtimaan itselle asetetuista velvollisuuksista.
  • Sellaisten sopimusten lakkauttaminen, joihin mahdollisesti tehtävien muutosten odottamisesta aiheutuu enemmän kustannuksia kuin sopimuksen päättämisestä. Tällaisissa tilanteissa asiasta viestiminen mahdollisimman nopeasti kaikille niille, joihin sopimuksen lakkauttaminen vaikuttaa, ja tilanteen seuranta.
  • Vastaperusteiden tai hyödyllisten parannusehdotusten esittäminen heti niiden ilmetessä.
  • Proaktiivisuus tilanteissa, jotka hyödyttävät tai vahingoittavat organisaatiota, joko toimimalla itse tai ilmoittamalla niille henkilöille, jotka voivat toimia asiassa.
  • Pyrkiminen parhaan panoksen antamiseen sekä omiin työtehtäviin, yhteiseen työhön että yhteistyön tapoihin ja käytäntöihin.
  • Vastuun ottaminen jatkuvasta oppimisesta ja kehittymisestä, sekä muiden tukeminen samassa asiassa.