Valitse henkilö, joka vastaa kokousten, työpajojen tai muiden tapahtumien valmistelusta ja seurannasta.

Sama henkilö voi toimia kokouksen kutsujana yksittäisenä tapahtumakertana tai useammin tietyllä aikavälillä.

Kokouksen kutsujan velvollisuudet

Valmistelu:

  • tavoitteiden ja tuotosten tunnistaminen
  • asialistan valmistelu ja jakelu
  • osallistujien valitseminen ja kutsuminen
  • tarvittavan ajan arviointi ja kokouksen/työpajan kalenterointi
  • kokouspaikan varaaminen (ja tarvittaessa kuljetusjärjestelyt)
  • tilan valmistelu ja tarvittavien materiaalien ja tietojen toimittaminen paikalle
  • tarvittaessa sen varmistaminen, että kokouksella on fasilitoija ja muistiinpanojen kirjuri

Kokouksen jälkeen: kokouspaikan siistiminen ja avainten palautus, keskeneräisten asioiden yhteenvetäminen, muistion jakelun varmistaminen.

Katso myös: Fasilitoikaa kokoukset, Valmistautukaa kokouksiin