Käytä aikaa vain siihen, mikä vie sinua lähemmäksi organisaation yleisten tavoitteiden saavuttamista. Näin voit käyttää mahdollisimman tehokkaasti rajattua aikaasi, energiaasi ja resursseja.

Vaikuttavuuden periaate kehottaa meitä pohtimaan tietoisesti, mitä teemme ja miten toimimme. Se edellyttää, että tarkastelemme tekojemme vaikutusta paitsi nykyhetkessä, myös pidemmällä aikavälillä, ja sekä omaan organisaatioomme liittyen että laajemmin, jopa globaalista näkökulmasta.

Kun toimimme vaikuttavasti, pyrimme tarkoituksellisesti minimoimaan hukan ja poistamaan esteet, ja tuottamaan mahdollisimman paljon arvoa kaikella sillä luovuudella, energialla ja ajalla, jota toimintaan käytämme.

Selkeytä “miksi”

Tehokkuus alkaa selkeyttämällä, miksi jokin asia halutaan tehdä ja arvioida ja mitä halutaan saavuttaa. Tämä määrittää perustan sille, miksi organisaatio on olemassa ja mihin se pyrkii, ja auttaa kaikkia ymmärtämään selkeämmin, mitä toiminnalla tavoitellaan ja kuinka itse kukin voi mielekkäällä tavalla osallistua tavoitteiden saavuttamiseen. Ilman perustan selkeyttämistä yksilöiden on vaikea hahmottaa omaa työtään kokonaisuudessa. Tällöin on myös vaikeampaa määritellä ja mitata, mikä tekeminen tuottaa lisäarvoa ja missä arvontuotto tapahtuu.

Ole avoin vaihtoehdoille

On monia tapoja saavuttaa tavoitteet - ja toisinaan ensimmäinen valittu tapa ei välttämättä toimikaan. Ole siis avoin vaihtoehdoille äläkä juutu toimimattomiin suunnitelmiin vaan hyödynnä tekemisen myötä opittua parantaaksesi jatkuvasti toimintaa. Vältä asioiden lukkoonlyömistä liian varhaisessa vaiheessa ja hyödynnä sen sijaan iteratiivista, asteittaisen kehittämisen lähestymistapaa aina kun mahdollista. Etsi kompleksissa tilanteissa erilaisia tapoja testata hypoteeseja nopeasti ja tehdä useita pienimuotoisia kokeiluja, jotta toimintaa voidaan tarpeen mukaan suunnata nopeasti uudelleen.

Tavoittele tehokasta vaikuttavuutta

Vaikuttavuus on toivotun tuloksen saavuttamista, ja tehokkuus asioiden tekemistä mahdollisimman vähällä vaivalla, resursseilla ja ajalla. Tehokkuuden korostaminen voi kuitenkin johtaa siihen, että mennään väärään suuntaan. Siksi toiminnan tavoitteen on oltava selkeä: tehokkuus optimoidaan aina suhteessa tavoitteeseen. Toteuta siis vain sellaisia parannuksia, jotka auttavat saavuttamaan tavoitellun lopputuloksen tehokkaammin.

Mieti kokonaisuutta: seuraa, arvioi ja opi

Pyri tunnistamaan jo ennen toimenpiteisiin ryhtymistä, niiden aikana ja niiden jälkeen, mitä mahdollisia sivuvaikutuksia ja tahattomia seurauksia toiminnalla saattaa. Huomioi myös suorat ja välilliset kustannukset sekä kielteiset ulkoisvaikutukset ja ole valmis kehittämään tai muuttamaan toimintaa tai jalostamaan tavoitteita opitun perusteella.

Vaikuttavuutta (ja tehokkuutta) voidaan arvioida vain ottamalla huomioon toiminnan laajempi konteksti ja pidempi aikaväli. Joskus toiminta saattaa johtaa tavoiteltuihin tuloksiin lyhyellä aikavälillä, mutta sillä voi olla epäsuotuisia seurauksia ja piilotettuja kustannuksia, jotka paljastuvat vasta ajan mittaan. Esimerkiksi teollinen maatalous tuottaa suuria satoja erittäin tehokkaasti, mutta pitkällä aikavälillä sen seurauksena pintamaa köyhtyy ja riippuvuus lannoitteista ja torjunta-aineista lisääntyy. Lyhytaikaisella hyödyllä saattaa siis olla pitkän aikavälin negatiivinen seuraus.

Kompleksisissa toimintaympäristöissä saattaa toisinaan olla vaikeaa hahmottaa, mitä tehokkuus käytännössä tarkoittaa. Siksi on hyvä huomoida myös toisten näkökulmia, vaikka toimisitkin itse päätöksentekijänä. Organisaatiolla on paremmat edellytykset kehittää uusia ideoita, välttää ei-toivottuja seurauksia sekä tunnistaa arvokkaita parannuskohteita, kun olemassa oleva kokemus ja asiantuntemus jaetaan koko organisaation käyttöön ja etsitään vaihtoehtoisia näkökulmia. Kun käytät ideasi toisten kautta, pystyt mahdollisesti sekä välttämään seurauksia joita on hyvä välttää että löytämään arvokkaita tapoja idean parantamiseen.

Päättäkää yhdessä, millä tavoin vaikuttavuutta mitataan, ja millä tavalla yhteistä käsitystä vaikuttavuudesta kehitetään ja ylläpidetään. Kun on selvää, “miksi” ja tavoiteltava tulos määritelty, on mietittävä, miten edistymistä mitataan - tai tapahtuuko oikeansuuntaista edistystä lainkaan.

Toisinaan vaikuttavuus voidaan havaita vasta jälkikäteen. Kiinnittäkää siis huomiota toiminnan seurauksiin hyödyntäkää siitä oppimaanne parantaaksenne vaikuttavuutta seuraavalla kerralla.

Huomioi riippuvuudet ja rajoitukset

Huolehdi siitä, että kaikki voivat toimia mahdollisimman itsenäisesti ja tarkoituksenmukaisesti, ja varmista myös oma toimintavapautesi. Varmistakaa, että riippuvuudet eri yksilöiden ja tiimien välillä on avoimesti tunnistettu. Luokaa ja kehittäkää yhdessä johdonmukainen tapa käsitellä riippuvuuksia, jotta lisäarvoa voidaan tuottaa nopeasti silloinkin, kun niitä ei voida välttää.

Selvitä mahdolliset rajoitteet, joiden puitteissa sinun on toimittava. Mitkä ovat sisäiset ja ulkoiset odotukset, suuntaviivat tai säännöt? Miten organisaation (implisiittiset tai eksplisiittiset) arvot ja laajempi toimintaympäristö mahdollistaa tai rajoittaa päätöksiä ja toimenpiteitä? Kuinka tunnistettujen rajoitusten puitteissa toimitaan? Kenen kanssa tulee neuvotella, mikäli huomataan perusteita muuttaa jotakin tai tehdä poikkeuksia?

Priorisoi ja valitse viisaasti

Aseta prioriteetteja ja pidä niistä kiinni, ellei nouse esiin erityistä tarvetta muuttaa niitä. Keskeytykset, kontekstin vaihtuminen japuskuriajan puute aiheuttavat väistämättä hukkaa.

Siispä sen lisäksi, että kirkastat, mitä OLET tekemässä, selkeytä myös, mitä EI tehdä. Näin voit poistaa toiminnan esteet niiden ilmetessä.