(Fasilitoitu) ryhmäprosessi, jolla luodaan yhdessä ehdotus vastauksena ohjuriin.

Sisällys

  • toc {:toc}

Yleistä

Ehdotuksen muodostamisen prosessi hyödyntää ryhmän kollektiivista älykkyyttä ja näkökulmien moninaisuutta, osallistaa ihmiset sopimusten tekemiseen sekä edistää vastuunottoa ja omistajuuden tunnetta.

Myös yksittäinen henkilö voi käyttää ehdotuksen muodostaminen -toimintatapaa.

Ehdotuksen muodostamisen vaiheet

1. Yhteisymmärrys ohjurista ja vaatimuksesta: Tarkista, että ohjuri ja vaatimus on kuvattu riittävän selkeästi, ja että ne ovat ryhmän kannalta olennaiset.

2. Ohjuria ja vaatimusta koskevat kysymykset: Syvennä ryhmän jäsenten ja yhteisesti jaettua ymmärrystä kuljettajasta ja vaatimuksesta.

3. Näkökulmat kysymyksiksi: Kerää mahdollisia ratkaisuja koskevat pohdinnat. Kirjaa ne kysymyksiksi muotoiltuna.

4. Tiedonhankintaan liittyviin kysymyksiin vastaaminen: Kerää kaikki mahdollisiin esteisiin ja erityisiin yksityiskohtiin liittyvä, merkityksellinen informaatio.

5. Kehittävien kysymysten priorisointi: Tunnista ja selkeytä, mitkä näkökohdat ovat ensisijaisia ja mitkä vähemmän tärkeitä ottaa huomioon ehdotusta laadittaessa.

6. Ideoiden kerääminen: Ideoi ja kirjaa ylös ajatuksia, kuinka määritetty vaatimus täytetään.

7. Jalostajien valitseminen: Delegoi vastuun ehdotuksen kokoamisesta 2–3 henkilölle (“jalostajille”).

8. Ehdotuksen muotoilu: Jalostajien laatima ehdotus, joka perustuu edellisissä vaiheissa kerättyyn tietoon.

Ehdotuksen muodostamisen prosessi

Vaihe 1: Yhteisymmärrys ohjurista ja vaatimuksesta

Tarkista, että ohjuri ja vaatimus on esitetty riittävän selkeästi, ja että ne ovat ryhmän kannalta merkitykselliset.

Fasilitaattori kysyy: Onko ohjurin ja vaatimuksen kuvaus riittävän selkeä? Onko tämä organisaatio-ohjuri? Onko ohjuri riittävän merkityksellinen, jotta siihen pitää vastata? Onko tämä vaatimus sopiva?

Tässä ensimmäisessä vaiheessa on yksinkertaisesti kyse sen varmistamisesta, että ohjuri on kuvattu riittävän selkeästi ja että oikeat tahot ovat mukana vastaamassa siihen. Kun ohjuri on hyväksytty, seuraavassa vaiheessa voidaan esittää tarkentavia kysymyksiä ja oppia lisää.

Tämä vaihe kannattaa suorittaa jo ennen kokousta. Näin mahdolliset tarkennukset voi tehdä etukäteen ja säästää kallisarvoista kokousaikaa.

Jos ohjuria ei ole kuvattu riittävän selkeästi: Yhteenvetoa ohjurista on selvennettävä ja siihen on tehtävä tarvittavat muutokset, kunnes vastaperusteita ei enää ole. Ellei tähän löydy nopeaa ratkaisua, harkitse muutosten tekemistä kokouksen jälkeen ja lykkää ehdotuksen laatimista siihen saakka, kunnes ohjuri on kuvattu selkeämmin.

Jos ohjuri ei ole ryhmälle olennainen: siirrä asia oikealle henkilölle tai ryhmälle tai mikäli todetaan, että kyseessä ei ole organisaatio-ohjuri, ehdotuksen muodostamista ei jatketa.

Jos vaatimusta pidetään sopimattomana: kuullaan vaatimusta koskevat argumentit, ja jos niitä voidaan pitää vastaperusteina, ratkaistaan ne ennen ehdotuksen käsittelyä.

Vaihe 2: Ohjuria ja vaatimuksia koskevat kysymykset

Syvennä ryhmän jäsenten ja yhteisesti jaettua ymmärrystä ohjurista ja vaatimuksesta.

Tämän vaiheen tarkoituksena on syventää ymmärrystä tilanteesta ja siitä, mitä sen ratkaisemiseksi on aiemmin päätetty tarvittavan. Tarkasteluajanjakso on menneestä nykyhetkeen.

Fasilitaattori kysyy: Onko muuta (olennaista) tietoa, joka ohjurista tai vaatimuksesta tarvitaan?

Kysy mitä tahansa kysymyksiä, jotta sinulla on riittävästi ymmärrystä:

  • nykytilanteesta
  • vaikutuksista organisaatioon
  • vaatimuksesta, jota tässä prosessissa käsitellään ja
  • vaikutuksesta, jota tavoitellaan

Vinkkejä fasilitaattorille:

  • Käytä kierroksia apuna: pyydä kaikkia esittämään kysymyksensä yksi kerrallaan. Kehota heitä olemaan lyhyitä ja ytimekkäitä.
  • Tarkista säännönmukaisesti kysymyksen esittäjältä, onko siihen annettu vastaus/vastaukset riittäviä, jotta voidaan edetä.

Vinkki kaikille:

  • Priorisoi kysymyksesi mielessäsi siltä varalta, että kaikkien esittämiseen ei ole aikaa.
  • Jos sinulla ei ole kysymystä, sano vuorosi tultua vain “ohi”.
  • Pidä sekä kysymykset että vastaukset lyhyinä. Vältä johdantopuhetta ja keskity yhteen kysymykseen kerrallaan.
  • Älä aloita laajempaa keskustelua.
  • Tallenna vain vastaukset, EI kysymyksiä.
  • Jos näkökulmia on kaksi tai useampia, kirjaa ne kaikki.

Vaihe 3: Pohdinnat kysymyksiksi

Kerää mahdollisia ratkaisuja koskevat pohdinnat. Kirjaa ne kysymyksiksi muotoiltuna.

Ennen kuin ryhdytään ideoimaan tapaa vastata vaatimukseen, on hyödyllistä tarkastella tärkeitä rajoitteita ja sellaisia erityisiä seikkoja, joilla voi olla lisäarvoa ideoinnille (joka toteutetaan vaiheessa 6). Tämä tukee myös luovaa ajattelua. Tämä tapahtuu vaiheissa 3 ja 4.

Fasilitaattori kysyy: Mitä kysymyksiä herää, kun mietit mahdollisia ratkaisuja?

Vaiheessa etsitään kahdenlaisia kysymyksiä: tiedonhankintaan liittyviä kysymyksiä ja kehittäviä (generatiivisia) kysymyksiä.

Tiedonhankintaan liittyvät kysymykset

Näissä kysymyksissä saadaan informaatiota, joka auttaa ymmärtämään mahdollisiin ratkaisuihin liittyviä esteitä ja rajoitteita. Niistä käy ilmi suoraan joko tarkentavia tietoja tai se, että ryhmältä puuttuu riittävä tieto kysymyksiin vastaamiseen.

Esimerkkejä:

  • Millainen määräraha meillä on käytettävissämme tätä varten?
  • Kuinka paljon allokoimatonta aikaa meillä on tällä hetkellä?
  • Kuinka moneen ihmiseen tämä vaikuttaa?

Kehittävät (generatiiviset) kysymykset

Nämä ovat avoimia kysymyksiä, joihin voidaan vastata monin tavoin. Ne kannustavat pohtimaan erilaisia mahdollisuuksia ja tukevat luovaa ajattelua.

Esimerkkejä:

  • Miten voimme hyödyntää olemassa olevia alustaratkaisujamme tämän ongelman ratkaisemiseksi?
  • Mikä on yksinkertaisin tapa aloittaa?
  • Mitä voimme oppia muilta, jotka ovat olleet vastaavassa tilanteessa aikaisemmin?

Kysymyksiksi naamioidut ratkaisut

Tätä kolmatta kysymystyyppiä kannattaa tässä vaiheessa välttää: ratkaisuja, jotka on naamioitu kysymyksiksi, kuten “voisimmeko käyttää työkalu X:ää tämän ratkaisemiseksi?” tai “Voisimmeko käynnistää varainkeruukampanjan?”

Tällaiset kysymykset kannustavat suuntautumaan ideaan päin, mutta tässä ehdotuksen muodostamisen vaiheessa halutaan pitää tilanne avoimena mahdollisimman monelle (erilaiselle) luovalle idealle. Ratkaisuja koskevia ideoita käsitellään vasta kohdassa 6.

Kysymykseksi naamioitu ratkaisu voidaan muotoilla uudelleen kehittäväksi kysymykseksi, kuten “mitä sellaisia työkaluja tiedämme, joita voisimme käyttää tähän?” tai “Miten rahoitamme tämän?”. Vaihtoehtoisesti kysymys voidaan muotoilla ideana kohdassa 6.

Vinkkejä fasilitaattorille:

  • Aloita antamalla ihmisille aikaa ensin pohtia itsekseen ja kirjata kysymyksensä muistilapuille.
  • Kun aika on kulunut, käytä kierrosta ja pyydä jokaista henkilöä esittämään yksi kysymys. Jatka kierrosta, kunnes kaikki kysymykset on kerätty.
  • Muista, että tässä vaiheessa ei vastata yhteenkään kysymykseen.

Vinkki kaikille:

  • Tehkää kirjaamista varten fläppitaululle tms. kaksi aluetta tai saraketta, toinen tiedonkeruu-kysymyksiä varten ja toinen kehittäviä kysymyksiä varten.
  • Lisää omalla vuorollasi yksi kysymyksistäsi yhteiselle taululle samalla, kun luet sen ääneen. Tässä kohdassa sinun on päätettävä, mihin sarakkeeseen se sijoitetaan. Jos olet epävarma, lisää se tiedonkeruu-sarakkeeseen, ja voit myöhemmin puhua kysymyksestäsi tarkemmin.
  • Käytä “bingo”- ja “melkein bingo“-tekniikkaa tunnistaaksesi ja ryhmitelläksesi samankaltaiset näkökohdat yhteen: jos sinulla on sama kysymys kuin jollakulla toisella, sano “bingo”, jolloin kysymystä ei enää tarvitse toistaa omalla vuorollasi. Jos oma kysymyksesi on hyvin samankaltainen kuin esitetty kysymys, sano “melkein bingo“ja lisää tarkennuksia esitettyyn kysymykseen.
  • Vältä keskustelemasta kysymyksistä tässä vaiheessa, ellei se ole välttämätöntä niiden ymmärtämiseksi.
  • Jos huomaat kysymykseksi naamioidun ratkaisun, muotoile kysymys uudelleen tai esitä se vaiheessa 6, kun kerätään ideoita.
  • Kokousten tehostamiseksi joitakin kysymyksiä voidaan valmistella jo ennen kokousta.

Vaihe 4: Tiedonhankintaan liittyviin kysymyksiin vastaaminen

Kerätkää kaikki mahdollisiin esteisiin ja erityisiin yksityiskohtiin liittyvä, merkityksellinen informaatio.

Kun kaikki mahdollinen tiedonhankintaan ja kehittämiseen liittyvät kysymykset on kerätty ja visualisoitu, pyritään vastaamaan mahdollisimman moneen tiedonhankintaan liittyvään kysymykseen.

Huom: Älä vielä vastaa kehittäviin kysymyksiin. Se tapahtuu vasta ideoiden keruun yhteydessä, vaiheessa 6.

Fasilitaattori: Pyydä läsnäolijoita vastaamaan kaikkiin niihin kysymyksiin, joihin he voivat. Kirjaa annetut vastaukset kysymyksen alle (samalle tarralapulle, jos niitä käytettiin). Myös sen kirjaaminen, että läsnäolijoilla ei ollut vastausta kysymykseen, on hyödyllinen tieto.

Tässä vaiheessa kerätyn informaation avulla voidaan jo tehdä ratkaisuehdotuksia seuraavalla kierroksella. Tiedonhankintaan liittyvät kysymykset, joihin ei voida nyt vastata viittaavat siihen, että niitä on jollain tavoin käsiteltävä myöhemmässä ehdotuksessa.

Huom: Joissakin tapauksissa ehdotuksen laatimisprosessi saatetaan jopa keskeyttää tässä vaiheessa, jotta tärkeisiin tiedonhankintaa liittyviin kysymyksiin ehditään vastata, ja vaiheeseen 5 jatketaan vasta jonakin toisena päivänä.

Muutamia vihjeitä tähän vaiheeseen:

  • Kaikki kokoontuvat taulun ympärille ja kirjaavat vastauksia kysymyslapuille.
  • Käykää tarvittaessa keskustelua vastausten selventämiseksi.
  • Vastaus voi olla myös “emme tiedä”.
  • Jos huomataan, että johonkin kysymykseen on monia mahdollisia vastauksia, se siirretään tiedonhankinta-sarakkeesta kehittävien kysymysten sarakkeeseen.

  • Kirjataan muistiin kaikki muut esiin tulevat kehittävät kysymykset, mukaan lukien tiedon hankintaan liittyvien kysymysten uudelleenmuotoilut:

    Esimerkki: Tiedonhankintakysymys: Kuinka moneen henkilöön tämä ongelma vaikuttaa? Vastaus: Emme tiedä Kehittävä kysymys: Miten saamme selville, kuinka moneen henkilöön ongelma vaikuttaa?

Vaihe 5: Kehittävien kysymysten priorisointi

Tunnistakaa, mitkä näkökohdat ovat ensisijaisia ja mitkä vähemmän tärkeitä ottaa huomioon ehdotusta laadittaessa.

Järjestä tässä vaiheessa kehittävät kysymykset tärkeysjärjestykseen.

Ehdotettu tapa priorisoida:

Järjestäkää yhdessä, hiljaa pysytellen, tarralaput suunnilleen tärkeysjärjestyksessä pystysuoraan niin, että olennaisimmat ovat ylhäällä ja vähemmän merkitykselliset alhaalla. Kiistanalaiset kysymykset siirretään sivuun, kunnes riidattomat ovat paikallaan. Tämän jälkeen käydään keskustelu, jossa päätetään, mihin kohtaan luetteloa jäljelle jääneet sijoitetaan.

Huom: priorisointi on vain likimääräistä. Vaiheen tarkoituksena on varmistaa, että olennaiset näkökohdat tunnistetaan, jotta ne voidaan huomioida ehdotusta laadittaessa.

Vaihe 6: Ideoiden kerääminen

Ideoikaa ja kirjatkaa ylös ajatuksia siitä, kuinka määritetty vaatimus täytetään.

Tässä vaiheessa jaetaan ajatuksia siitä, kuinka määritetty vaatimus täytetään. Tämä voi tarkoittaa kokonaisratkaisua koskevia ideoita, iteratiivisia seuraavia vaiheita tai ehdotuksia vastauksiksi mihin tahansa olennaisimmista kehittävistä kysymyksistä.

Fasilitaattori: Kaiken sen perusteella, mitä olemme tähän mennessä oppineet, ja mitä näkökohtia olemme priorisoineet, käyttäkää nyt hetki aikaa ideoidaksenne, miten voisimme vastata tähän ohjuriin.

Vinkkejä fasilitaattorille:

  • Aloita antamalla ihmisille muutamia minuutteja pohtia asiaa itsekseen ja kirjata ideansa muistiin.
  • Kannusta kaikkia kirjaamaan muistiin mahdollisimman monta ideaa. Muistuta, että myös ristiriitaiset ajatukset ovat tervetulleita.
  • Määräajan kuluttua vedä kierros kuullaksesi yhden idean kultakin henkilöltä. Jatka, kunnes kaikki ideat on kerätty.
  • Käytä “bingo”- ja “ melkein bingo”-tekniikoita samansuuntaisten ajatusten tunnistamiseen ja ryhmittelyyn.

Vinkkejä kaikille:

  • Käytä aikaa itsenäiseen pohdiskeluun ja kirjoita ideasi yksittäisille muistilapuille.
  • Jos tiedät käsiteltävästä vaatimuksesta jo etukäteen, voit alkaa kirjata muistiin ajatuksiasi siihen vastaamisesta jo ennen kokousta.
  • Pidä muistiinpanosi napakoina.
  • Vältä ideoista keskustelemista, arviointia, vertailua tai väittelyä.
  • Esitä tarvittaessa tarkentavia kysymyksiä ymmärtääksesi paremmin.
  • Käytä “bingo”- ja “melkein bingo”-tekniikkaa.

Vaihe 7: Jalostajien valitseminen

Delegoi vastuu ehdotuksen kokoamisesta 2–3 henkilölle (“jalostajille”).

Jalostajat ovat ryhmän valitsemia henkilöitä. Heidän tehtävänään on tarkastella kaikkia ryhmän keräämiä tietoja ja ideoita ja laatia ehdotus siitä, miten ohjuriin olisi vastattava. He voivat valita yhden tai useamman idean, syntetisoida ne tai keksiä uusia ideoita kaiken prosessissa kerätyn tiedon perusteella. Kun valitset jalostajia, ota huomioon asiantuntemus, ulkopuolinen näkökulma ja inspiraatio.

Fasilitaattori sanoo: Meidän on valittava jalostajat. Kysy sitten tässä järjestyksessä:

  1. Kenen mielestäsi pitäisi olla jalostajia?
  2. Kuka haluaisi itse olla jalostaja?
  3. Voitteko ajatella jalostajiksi ketään sellaista, joka ei ole nyt läsnä täällä, mutta jonka panos voisi olla arvokas?

Vinkkejä fasilitaattorille:

  • Pyydä ihmisiä tekemään ehdotuksia ja myös ehdottamaan itseään. Jos ehdotuksia on useita, rajaa ne kahteen tai kolmeen henkilöön.
  • Tarkista, esitetäänkö ehdotetuista jalostajista vastaperusteita ja jos esitetään, ratkaise vastaperusteet yksi kerrallaan.

Huom: Valitut jalostajat voivat pyytää myös muita mukaan laatimaan ehdotusta, jos he katsovat sen tarpeelliseksi tai arvokkaaksi.

Huom.: Jalostajat eivät tee lopullista päätöstä. Heidän tehtävänään on varmistaa, että ehdotus luodaan edellisissä vaiheissa kerättyjen tietojen perusteella. Ehdotuksen muodostamisen prosessin tuloksena on ehdotus, joka käsitellään myöhemmin suostumuspäätöksenteon prosessissa.

Vaihe 8: Ehdotuksen muotoilu

Jalostajat laativat ehdotuksen.

Hyvin kirjoitetussa ehdotuksessa on yleensä:

  • ohjurin ja siihen liittyvän vaatimuksen kuvaus
  • ehdotusteksti: mitä, miten, perustelut jne.
  • kuvaus, kuka vastaa mistäkin ja kuka valvoo ehdotuksen soveltamista/täytäntöönpanoa.
  • arviointipäivä tai arviointitiheys – milloin tuleva sopimus tarkistetaan.
  • arviointikriteerit, joilla mitataan/määritetään päätöksen tuleva vaikuttavuus. (tarvittaessa määräaika).
  • (tarvittaessa määräaika)

Ehdotusta laadittaessa on usein mahdollista suunnitella (muutamia) toteuttamiskelpoisia ja vaiheittaisia seuraavia askeleita. Vaihtoehtoisesti voidaan laatia ensin yleistason ehdotus ja tarkentaa sitä myöhemmin, kun peruskonsepti on testattu ja hyväksytty.

On hyvä asettaa ensimmäinen arviointiajankohta riittävän varhaiseksi, jotta tuloksia voidaan tarkastella ja kehittää ja tarkentaa seuraavia vaiheita.

Joskus saattaa olla tarpeen laatia heti hyvin kattava ehdotus, mutta aina kun mahdollista, pyri jakamaan ehdotus iteratiivisiin vaiheisiin. Näin on mahdollista oppia nopeasti ja kehittää sopimusta opitun perusteella.

Huomautus jalostajille: Pyri pitämään kaikki selitykset selkeinä ja ytimekkäinä ehdotusta kirjoittaessa. Kirjaa asiat niin, että muut ymmärtävät ehdotuksen tarvitsematta lisäselvityksiä.