Tallenna kaikki organisaation kannalta arvokkaat tiedot ja tuo ne kaikkien saataville, ellei ole syytä luottamuksellisuuteen, jotta kaikilla olisi käytettävissään tarvittava tieto sen ymmärtämiseen, miten he voivat tehdä työnsä tehokkaimmin kokonaisuuteen vaikuttavalla tavalla.

Organisaatiossa läpinäkyvyys auttaa kaikkia ymmärtämään paremmin, mitä tapahtuu, mitä on odotettavissa ja miksi asiat tehdään niin kuin tehdään. Avoimuus vähentää epävarmuutta, lisää luottamusta ja edistää vastuunottoa.

Riittävä läpinäkyvyys tarkoittaa, että ihmisillä on joko suora pääsy tarvitsemiinsa tietoihin, tai että he ainakin tietävät, mistä tai keneltä he voivat ne saada. Avoimuus auttaa kaikkia ymmärtämään, milloin on turvallista ja tehokasta päättää ja toimia itseään koskevissa asioissa, ja mihin asioihin liittyy riippuvuuksia, joiden vuoksi on otettava muut mukaan.

Avoimuus auttaa yhdessä ja toisiltamme oppimiseen. Koska läpinäkyvässä toimintaympäristössä virheet ja tekojen tahattomat seuraukset todennäköisemmin havaitaan nopeammin, avoimuus myös estää pienten ongelmien kasvamisen liian suuriksi.

Avoimuuden myötä voidaan jatkuvasti kehittää ja ylläpitää johdonmukaista ja mukautuvaa oppivaa organisaatiota. Kun kaikki olennainen tieto on saatavilla, tarpeet ja muutokset sekä havaitaan että niihin voidaan reagoida nopeasti.

Selvennä perusteita (enemmälle) läpinäkyvyydelle

Läpinäkyvyys on päämäärä itsessään, ja sen kehittäminen on jatkuvaa. Kun läpinäkyvyyttä halutaan lisätä organisaatiossa, tulee kirkastaa, miksi se ylipäätään on tärkeää: mitä haasteita avoimuuden lisäämisellä pyritään ratkaisemaan ja mitä sen tuomia mahdollisuuksia hyödyntää?

Läpinäkyvyyden lisääminen tulisi nähdä organisaatiossa mahdollisuutena tehokkaampaan oppimiseen ja ajankäyttöön, ei valvonnan lisääntymisenä. On tärkeää, että ihmiset kokevat avoimuuden keinona parantaa omaa ja organisaation suorituskykyä sen sijaan, että toiminta lamaantuu kaikkien pelätessä, että heitä tarkkaillaan. Vaikka läpinäkyvyys nimenomaan mahdollistaa yhteiskehittämisen ja innovoinnin, avoimuuden lisäämistä yleensä vastustetaan toimintaympäristöissä, joissa epäonnistumista pidetään pikemminkin kielteisenä kuin mahdollisuutena oppia.

Harkitse, onko luottamuksellisuudelle perusteita

On tärkeää selkeyttää, minkä tietojen jakaminen kaikille tai tietylle ryhmälle ei ole tarkoituksenmukaista. Vaikka salassapito saatetaan nähdä negatiivisesti värittyneenä salailuna, luottamuksellisuudelle voi organisaation kannalta olla monia perusteltuja syitä. Toisinaan salassapito on välttämätöntä esimerkiksi henkilötietojen ja henkilöä koskevien tietojen suojaamiseksi, tai organisaation keskeiseen toimintaan tarvittavien resurssien tai aineettoman pääoman suojaamiseksi.

Tunnista, mitä tietoa on arvokasta tallentaa ja jakaa

Harkitse tarkkaan, mitä tietoja kannattaa tallentaa. Arvokkaita tietoja, jotka tyypillisesti kannattaa tallentaa ovat:

  • tehdyt päätökset sekä taustatiedot, joihin päätökset perustuivat; kuka päätökset teki ja miksi ne tehtiin
  • kaikki tiedot, jotka edistävät vaikuttavaa päätöksentekoa, kuten yksityiskohtaiset tiedot asiayhteydestä, tutkituista mahdollisuuksista ja mahdollisista merkittävistä rajoitteista
  • tiedot, jotka auttavat arvioimaan edistymistä ja tuloksia, mukaan lukien arviointikriteerit, mittarit, tavoiteltujen tulosten kuvaukset ja yksityiskohtaiset tiedot mahdollisista hypoteeseista, joiden perusteella päätöksiä tehdään
  • tiedot, jotka vähentävät epävarmuutta ja tukevat luottamuksen kehittymistä, kuten rahoitusta ja tulevaisuutta koskevat suunnitelmat
  • hyödylliset oivallukset ja opit
  • kokousmuistiot tai pöytäkirjat

Luo selkeä järjestelmä tiedon keräämiselle ja tallentamiselle

Olennaisten tietojen dokumentointi johdonmukaisella ja helposti saatavilla olevalla tavalla on jatkuva tehtävä, joka edellyttää koko organisaation jäsenten panosta. Tietojen kirjaamista, jakamista ja ajantasaisena pitämistä koskevan järjestelmän kehittäminen vaatii aikaa ja työtä. Valitse siis sellaiset työkalut, joiden avulla on helppo luoda, päivittää ja viitata tietueisiin sekä tarvittaessa etsiä tietoja. Selkeytä pelisäännöt sille, mitkä tiedot kirjataan ja päivitetään, kuka ne kirjaa ja milloin, sekä luo tarkoituksenmukainen tiedon hallintajärjestelmä. Tietojen säännölliseen tarkistamiseen, tiedon hallintajärjestelmän käytettävyyden arviointiin ja tietojen arkistointiin tulee aina muistaa varata riittävästi ja säännöllisesti aikaa.